Xem thêm

7 Sản phẩm Phần mềm kế toán SaaS tốt nhất: Hướng dẫn chi tiết

CEO Hùng PV
Phần mềm kế toán SaaS có thể giúp bạn tự động hóa các công việc sau: Lập hóa đơn định kỳ. Xử lý thanh toán. Nộp thuế. Cân đối thanh toán. Gửi nhắc nhở thanh...

Phần mềm kế toán SaaS có thể giúp bạn tự động hóa các công việc sau:

  • Lập hóa đơn định kỳ.
  • Xử lý thanh toán.
  • Nộp thuế.
  • Cân đối thanh toán.
  • Gửi nhắc nhở thanh toán.
  • Quản lý đăng ký dịch vụ.
  • Báo cáo.
  • Theo dõi chi tiêu.
  • Lương thù lao.
  • Và nhiều công việc khác...

Tuy nhiên, việc tìm một phần mềm kế toán duy nhất thỏa mãn tất cả nhu cầu của một công ty SaaS là hầu như không thể. Ngay cả phần mềm quảng cáo các tính năng đặc thù SaaS cũng ít khi là giải pháp hoàn chỉnh.

Ví dụ, nhiều phần mềm kế toán cung cấp cách thu tiền, nhưng thường chỉ áp dụng cho thanh toán trong Hoa Kỳ, không phải thanh toán quốc tế. Nếu bạn muốn thu tiền quốc tế, có thể bạn sẽ cần một giải pháp thanh toán phụ hợp đặc biệt cho xử lý thanh toán toàn cầu.

Đó là lý do tại sao hầu hết các công ty SaaS thường phải sử dụng nhiều giải pháp phụ trên phần mềm kế toán chung để xây dựng giải pháp mà họ cần.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh bảy lựa chọn phần mềm kế toán bằng cách tìm hiểu cách mỗi sản phẩm hoạt động và những gì nó không thể làm được. Chúng tôi bắt đầu với một cái nhìn sâu sắc vào những giải pháp mà nền tảng của chúng tôi, FastSpring, cung cấp và cách chúng tôi đảm bảo trách nhiệm về giao dịch và thuế bán hàng cho bạn.

FastSpring: Thuế bán hàng, Cân đối giao dịch, Xử lý thanh toán và nhiều hơn nữa cho Công ty Phần mềm

FastSpring cung cấp các giải pháp cho việc:

  • Thuế bán hàng và VAT và GST quốc tế.
  • Xử lý thanh toán quốc tế.
  • Gửi hóa đơn và nhắc nhở thanh toán.
  • Cân đối giao dịch với việc giao nhận hàng.
  • Báo cáo.
  • Và nhiều công việc khác...

Nhưng FastSpring không chỉ đơn thuần cung cấp phần mềm cho một số khía cạnh của kế toán - chúng tôi là Đại diện thương mại (MoR) cho các công ty SaaS.

Là MoR của bạn, chúng tôi xử lý tất cả các nhiệm vụ này thay bạn. Ngoài ra, chúng tôi chịu trách nhiệm về giao dịch và thuế bán hàng, VAT và GST.

Trong các phần tiếp theo, chúng tôi sẽ đi sâu vào cách FastSpring giúp các công ty SaaS mở rộng toàn cầu trong khi đơn giản hóa các nhiệm vụ kế toán.

Lưu ý: Bạn sẽ cần phần mềm kế toán bổ sung cho việc tính lương, thuế thu nhập, bảng cân đối nội bộ v.v. FastSpring dễ dàng tích hợp với các giải pháp khác (ví dụ: QuickBooks) thông qua tiện ích mở rộng, webhook và API.

"Một trong những yếu tố quan trọng [cho việc chuyển sang FastSpring] là thực tế rằng FastSpring giảm bớt gánh nặng hành chính của chúng tôi liên quan đến quản lý thuế toàn cầu và VAT và số lượng hóa đơn chúng tôi cần đăng ký." - Ovi Negrean, Đồng sáng lập và Giám đốc điều hành.

Quản lý thuế bán hàng, VAT và GST đầy đủ

Các công ty SaaS trước đây không phải trả thuế bán hàng, VAT và GST, tuy nhiên, điều đó không còn đúng. Ngày càng có nhiều quốc gia ban hành luật yêu cầu các công ty SaaS không cư trú phải thu thập và nộp một số hình thức thuế gián tiếp nào đó. Nếu bạn không làm như vậy, bạn có thể bị phạt nặng hoặc bị cấm giao dịch trong khu vực đó.

Hầu hết phần mềm kế toán sẽ giúp bạn thêm thuế bán hàng (với giả định rằng bạn đã cấu hình các tùy chọn và thiết lập phù hợp) vào hóa đơn và tạo báo cáo để nộp thuế bán hàng. Tuy nhiên, phần mềm kế toán thường không đáp ứng được:

  • Tính toán và thu thập VAT hoặc GST. Nếu bạn muốn giao dịch ngoài Hoa Kỳ, bạn hoàn toàn phải tự tính toán và nộp VAT, GST và các hình thức thuế gián tiếp khác. (Như chúng tôi đã thảo luận trong bài viết này về phần mềm thuế SaaS, ngay cả phần mềm thuế cũng không đáp ứng đầy đủ cho việc thu thuế gián tiếp quốc tế).
  • Thêm thuế bán hàng vào giao dịch trên trang web của bạn. Một số phần mềm kế toán sẽ cung cấp một cổng thanh toán nơi khách hàng có thể thanh toán hóa đơn. Tuy nhiên, đây là hoàn toàn riêng biệt so với bất kỳ quy trình thanh toán nào bạn có thể có trên trang web của mình, điều này có nghĩa bạn sẽ cần phần mềm khác để thu thuế gián tiếp trên trang web của bạn (điều này tương đương với chi phí và công việc phụ).
  • Bạn chịu trách nhiệm toàn bộ nghĩa vụ thuế. Tuân thủ cách tính, thu thập và nộp đúng số tiền (và loại) thuế gián tiếp vào thời gian đúng có thể phức tạp hơn nhiều so với việc thu thập và nộp đúng số tiền và loại thuế gián tiếp phù hợp vào thời gian đúng.
  • FastSpring đơn giản hóa toàn bộ quy trình và làm cho việc thêm tất cả các loại thuế gián tiếp vào hóa đơn (và thu tiền khi thanh toán) trở nên rất dễ dàng bằng cách đảm nhận công việc này cho bạn.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm nộp hơn 1.200 hồ sơ thuế mỗi năm ở hơn 100 quốc gia, đội ngũ của chúng tôi đảm bảo việc thu thập đúng số tiền (và loại) thuế gián tiếp (chúng tôi còn xử lý các giao dịch miễn giảm thuế ở Hoa Kỳ và 0% thuế đảo ngược khi áp dụng). Sau đó, đội ngũ của chúng tôi nộp thuế đó cho bạn và đảm bảo tất cả các thủ tục cần thiết để tuân thủ quy định. Chúng tôi có mối quan hệ lâu dài với các chuyên gia thuế trên toàn cầu để cập nhật các thay đổi quy định, cập nhật về thực hiện (đôi khi các ngành công nghiệp cụ thể bị nhắm mục tiêu) và xu hướng mà họ đang thấy với các công ty phần mềm khác.

Nếu một quốc gia hay tiểu bang yêu cầu bạn tuân thủ quy định thuế, đội ngũ của chúng tôi thường cung cấp bạn câu trả lời dựng sẵn để sao chép và dán.

Quản lý báo giá và hóa đơn định kỳ

Với hầu hết các phần mềm kế toán, bạn có thể dễ dàng quản lý đăng ký dịch vụ B2B trên trang web của bạn, nhưng không phải giao dịch B2C - đó là lý do tại sao nhiều công ty cuối cùng lại có hai giải pháp khác nhau. Điều đó có nghĩa là phải trả hai lần chi phí và làm hai lần công việc.

Với FastSpring, bạn có thể quản lý giao dịch B2B và B2C từ một nền tảng.

FastSpring cung cấp nhiều tùy chọn để thiết lập các mô hình đăng ký khác nhau như:

  • Định giá cố định, định giá theo số lượng, định giá theo số lượt sử dụng, định giá theo cấp, và định giá gói.
  • Tính phân bổ giá cho việc nâng cấp và hạ cấp giữa chu kỳ.
  • Tự động hoặc kéo dài thủ tục gia hạn.
  • Các giao dịch bán thêm, bán kèm, phí một lần, giảm giá và quà tặng.
  • Và nhiều công việc khác...

Sau đó, bạn có thể đưa các sản phẩm này lên trang web của bạn:

Buy Capture One Pro 12: License and Style Pack Options

Hoặc, bạn có thể thêm các sản phẩm vào báo giá và hóa đơn bằng cách sử dụng công cụ Tạo Hóa đơn Số hóa của FastSpring. Với Tạo Hóa đơn Số hóa, nhóm của bạn có thể tạo và quản lý báo giá và hóa đơn (ví dụ: thêm giảm giá và thẻ, đặt ngày hết hạn, để ghi chú cho khách hàng, theo dõi quy trình mua hàng).

Bạn cũng có thể cung cấp một cổng tự phục vụ cho khách hàng tự tạo báo giá hoặc hóa đơn dựa trên các mục trong giỏ hàng của họ.

FastSpring Checkout: Generate Invoice

Xử lý thanh toán quốc tế

Hầu hết phần mềm kế toán sẽ cung cấp xử lý thanh toán đơn giản cho các giao dịch trong Hoa Kỳ, tuy nhiên, hầu hết chỉ hỗ trợ một số loại thanh toán (ví dụ: Mastercard, Visa, ACH) và hầu như không cung cấp xử lý thanh toán cho các phương thức thanh toán quốc tế hoặc đơn vị tiền tệ. Để chấp nhận thanh toán quốc tế, bạn sẽ cần tích hợp và quản lý các bộ xử lý thanh toán bổ sung.

FastSpring làm cho việc chấp nhận nhiều phương thức thanh toán ưa thích trên toàn thế giới (qua cổng thanh toán hoặc hóa đơn) trở nên rất dễ dàng bằng cách:

  • Quản lý nhiều cổng thanh toán cho bạn. Mỗi cổng thanh toán có các quốc gia, phương thức thanh toán và đơn vị tiền tệ cụ thể mà họ hỗ trợ. Ví dụ, một công ty xử lý thanh toán có thể hỗ trợ thanh toán thông qua Amazon Pay ở Hoa Kỳ nhưng họ không xử lý thanh toán từ Brazil. Với FastSpring, bạn sẽ tự động truy cập vào nhiều cổng thanh toán chuyên về giao dịch quốc tế (và giao dịch tại Hoa Kỳ).
  • Cung cấp chuyển đổi đơn vị tiền tệ tại thanh toán và trên hóa đơn. Bạn có thể đặt giá cho mỗi sản phẩm trong mỗi đơn vị tiền tệ hoặc để FastSpring chuyển đổi giúp bạn. Bạn cũng có thể để khách hàng chọn đơn vị tiền tệ và ngôn ngữ ưa thích của họ hoặc để FastSpring chọn đơn vị tiền tệ phù hợp dựa trên vị trí của họ.

"Có nhiều phương thức thanh toán phù hợp với từng khu vực trên thế giới đã giúp chúng tôi đạt được sự phát triển đáng kể toàn cầu." - Ovi Negrean, Đồng sáng lập và Giám đốc điều hành.

Để thanh toán hóa đơn, khách hàng chỉ cần nhấp vào nút "Thanh toán ngay" ở cuối hóa đơn (như được hiển thị dưới đây).

Invoice Example: Pay Now

Điều này sẽ đưa khách hàng đến một cửa sổ thanh toán gọi là thanh toán Popup hoặc một trang web cửa hàng do FastSpring cung cấp, tùy thuộc vào lựa chọn của bạn. Cả hai đều có thể tùy chỉnh rất nhiều về giao diện của quy trình thanh toán.

Lưu ý: Bạn có thể sử dụng quy trình thanh toán này trên trang web của mình, và bạn có thể nhúng quy trình thanh toán vào trang web của mình nếu bạn muốn. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Thư viện Tạo cửa hàng của FastSpring để tùy chỉnh quá trình mua hàng từ trang web đến quá trình thanh toán (ví dụ: bán thêm, bán kèm).

Cuối cùng, bạn có thể cấu hình FastSpring để gửi nhắc nhở thanh toán hai, năm, bảy, mười bốn và hai mươi mốt ngày sau khi phương thức thanh toán bị lỗi. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, gửi nhiều nhắc nhở thanh toán là cách tốt nhất để đảm bảo thanh toán liên tục.

Cân đối giao dịch và giao nhận hàng đơn giản

Hầu hết phần mềm kế toán sẽ giúp bạn tự động hóa quá trình đảm bảo các khoản thanh toán bạn nhận được khớp với các đơn hàng được giao. Mặc dù quy trình này đã được tự động hóa, kiểm tra và sửa các sự không cân bằng có thể là một nhiệm vụ lớn. Ngoài ra, giao dịch quốc tế làm cho nó trở nên phức tạp hơn vì bạn có thể nhận thanh toán thông qua các cổng thanh toán khác nhau (và do đó do các nhà cung cấp phần mềm khác nhau) và vào nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau.

Là MoR, FastSpring đơn giản hóa việc thanh toán giao dịch bằng cách xử lý nó cho bạn. Chúng tôi lấy tất cả các giao dịch với khách hàng của bạn và gói chúng thành một hoặc hai khoản thanh toán tổng hợp mà chúng tôi gửi cho bạn một hoặc hai lần mỗi tháng.

Thay vì mất giờ đồng hồ cân bằng hàng trăm hoặc hàng ngàn giao dịch mỗi tháng, bạn chỉ mất một vài phút để cân bằng một hoặc hai giao dịch từ FastSpring.

Bạn vẫn có hoàn toàn quyền kiểm soát sản phẩm của mình (tức là cách chúng được gói lại, mô hình giá, số lượng bán được, nơi bạn muốn bán, đền bù v.v.).

Báo cáo chi tiết cho các chỉ số SaaS

FastSpring cung cấp tính năng báo cáo tích hợp để giúp bạn tìm thông tin cần thiết để tạo báo cáo kế toán thông thường (ví dụ: báo cáo hòa vốn hoặc bảng cân đối). Hầu hết báo cáo có thể được tìm thấy trong bảng điều khiển Tổng quan Doanh thu hoặc bảng điều khiển Tổng quan Đăng ký, nhưng bạn cũng có thể tạo và lưu báo cáo tùy chỉnh.

Nếu bạn không thấy báo cáo chính xác mà bạn cần, bạn có thể liên hệ với đội ngũ của chúng tôi và chúng tôi sẽ giúp bạn tìm (hoặc xây dựng) các báo cáo cần thiết.

Bất kỳ báo cáo nào đều có thể được xem trong bảng điều khiển của bạn hoặc tải xuống dưới dạng tệp CSV, PNG hoặc XLSX. Bạn cũng có thể tích hợp tính năng Phân tích và Báo cáo của chúng tôi với phần mềm bên thứ ba để kéo dữ liệu vào hoặc gửi dữ liệu ra.

Giá cả đơn giản theo mô hình giá cố định

Tất cả các khía cạnh của FastSpring đều có sẵn với một giá cố định dựa trên số lượng giao dịch bạn di chuyển qua nền tảng của chúng tôi. Và không có các khoản phí ban đầu - bạn chỉ được tính phí khi có giao dịch xảy ra.

"Chúng tôi tập trung không chỉ tìm một nền tảng thương mại điện tử mà còn để xây dựng một mối quan hệ đối tác, điều mà tôi tin là rất quan trọng. Bạn không muốn mua một cái gì đó và sau đó bị lạnh lùng. Bạn cần một mối quan hệ tốt. Cuối cùng, chúng tôi chọn FastSpring vì họ đã cho thấy rằng họ muốn trở thành đối tác thực sự." - Frederic Linfjärd, Quản lý Thương mại Kỹ thuật số tại Capture One

FastSpring không chỉ là một phần mềm cho một số khía cạnh của kế toán - chúng tôi là Đại diện thương mại của bạn. Để xem cách chúng tôi có thể giúp bạn mở rộng toàn cầu một cách nhanh chóng, hãy đăng ký tài khoản miễn phí hoặc yêu cầu bài thuyết trình ngay hôm nay.

Xây dựng giải pháp kế toán SaaS của riêng bạn

Ngoài FastSpring, bạn sẽ cần phần mềm để quản lý các công việc như tính lương và thuế thu nhập. Tiếp theo, chúng tôi sẽ trình bày sáu lựa chọn phần mềm khác cung cấp giải pháp cho các lĩnh vực đó.

6 Phần mềm kế toán khác

1. Maxio (Trước đây là SaaSOptics)

Maxio homepage: Unlock your next stage of growth

SaaSOptics là một trong những công cụ nổi tiếng nhất để theo dõi các chỉ số SaaS (ví dụ: doanh thu định kỳ hàng tháng), công nhận doanh thu SaaS và theo dõi chi tiêu của SaaS. Họ gần đây đã sáp nhập với Chargify (một nền tảng quản lý đăng ký) để tạo thành Maxio.

Mặc dù Maxio cung cấp nhiều điều thú vị cho các công ty SaaS, nhưng họ không đảm nhận trách nhiệm về giao dịch hoặc thuế gián tiếp cho bạn. Ngoài ra, bạn sẽ cần phần mềm bổ sung cho việc chấp nhận các phương thức thanh toán ưa thích trên toàn thế giới. (Họ hợp tác với Avatax để giúp bạn thu thuế bán hàng và VAT, nhưng chức năng này có giới hạn).

Maxio cung cấp giải pháp cho việc:

  • Lập hóa đơn định kỳ.
  • Quản lý doanh thu.
  • Phân bổ chi phí.
  • Tích hợp với cổng thanh toán.
  • Phân tích, báo cáo và dự báo.

2. Oracle NetSuite

Oracle NetSuite homepage: Rockstar CFOs are Strategic Partners to CEOs

Oracle NetSuite là một bộ quản lý kinh doanh cung cấp giải pháp cho kế toán, thương mại điện tử B2B và B2C, ERP, CRM và nhiều hơn nữa. Họ phục vụ nhiều ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm cả công ty phần mềm. Họ cũng hỗ trợ mọi quy mô doanh nghiệp, từ các công ty khởi nghiệp SaaS đến các doanh nghiệp lớn.

Lưu ý: NetSuite cung cấp quyền truy cập cho một người duy nhất để tối ưu hóa việc truyền thông giữa công ty của bạn và CPA của bạn.

NetSuite bao gồm các giải pháp cho việc:

  • Tạo báo cáo tài chính.
  • Công nhận doanh thu.
  • Tự động hoá bảng cân đối các tài khoản tổng hợp.
  • Báo cáo thuế.
  • Quản lý doanh thu.
  • Lập kế hoạch dự án và ngân sách.

3. QuickBooks

QuickBooks by Intuit homepage: The right tools for your whole business

QuickBooks by Intuit là một phần mềm kế toán phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ đến trung bình và các công ty khởi nghiệp. Họ cung cấp phiên bản trên nền tảng và phiên bản dựa trên đám mây (gọi là Quickbooks Online).

QuickBooks không được thiết kế đặc biệt cho các công ty SaaS. Thay vào đó, QuickBooks khuyến nghị các công ty SaaS tích hợp với SaaSOptics để có được các chỉ số và chức năng cần thiết.

QuickBooks cung cấp các tính năng sau:

  • Công cụ quản lý lương.
  • Công cụ phải trả và phải thu.
  • Công cụ theo dõi thời gian.
  • Công cụ tối đa hóa khấu hao thuế.
  • Người kế toán ảo sẽ giúp bạn với các công việc kế toán đơn giản.
  • Công cụ xử lý thanh toán trực tuyến hoặc trực tiếp cho một số thẻ ghi nợ và tín dụng, ACH, Apple Pay, PayPal và Venmo.
  • Báo cáo kinh doanh thời gian thực (ví dụ: báo cáo lãi và lỗ, báo cáo dòng tiền).

4. FreshBooks

Freshbooks homepage: Accounting Software Built for Business Owners and Accountants

FreshBooks cung cấp các công cụ kế toán cho người làm việc tự do và các công ty có nhiều nhân viên hoặc nhà thầu. Họ phục vụ nhiều ngành công nghiệp, bao gồm công nghệ, xây dựng, kế toán và nhiều hơn nữa. Họ tính phí dựa trên số lượng khách hàng thanh toán bạn có trong tháng, bắt đầu từ năm khách hàng thanh toán đến số lượng khách hàng không giới hạn.

FreshBooks cung cấp các giải pháp cho việc:

  • Xử lý thanh toán cho MasterCard, Visa, Apple Pay, Discover và ACH.
  • Tính toán dự án và quản lý dự án.
  • Theo dõi định vị và thời gian.
  • Tiền lương.
  • Kế toán sách quản lý.
  • Lập hóa đơn.
  • Báo cáo.

5. Stripe

Stripe homepage: Financial infrastructure for the internet

Stripe là một nhà cung cấp dịch vụ thanh toán có thể tích hợp với phần mềm kế toán của bạn để giúp bạn chấp nhận và quản lý thanh toán. Mặc dù nền tảng của họ tập trung vào việc đưa tiền khách hàng vào tài khoản ngân hàng của bạn, họ cũng cung cấp một số dịch vụ liên quan đến kế toán như việc công nhận doanh thu.

Stripe phục vụ nhiều ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm SaaS, ở nhiều giai đoạn phát triển khác nhau, bao gồm cả các doanh nghiệp khởi nghiệp ở giai đoạn đầu.

Tuy nhiên, trong bài viết này về các lựa chọn thay thế Stripe, chúng tôi sẽ thảo luận về lý do tại sao Stripe có thể không phải là sự lựa chọn tốt nhất cho các công ty SaaS. Ngắn gọn, các công ty chọn Stripe là nền tảng thanh toán của họ thường cuối cùng lại với một ngăn xếp phần mềm lớn để quản lý.

Stripe cung cấp các giải pháp cho việc:

  • Thanh toán trên trang web của bạn.
  • Thu thuế bán hàng tại thanh toán.
  • Quản lý gian lận và rủi ro.
  • Lập hóa đơn định kỳ và đăng ký dịch vụ.
  • Quản lý dữ liệu data warehouse.
  • Thanh toán trực tiếp và qua nhiều nguồn thanh toán.

6. Xero

Xero homepage: Try accounting software for everyday business

Xero là một hệ thống kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, nhà kế toán và người làm kế toán. Xero cũng không phục vụ trực tiếp các công ty SaaS và thay vào đó cung cấp tích hợp với SaaSOptics.

Các tính năng của Xero bao gồm:

  • Tự động hóa phải trả và thu tiền.
  • Quản lý chi tiêu và bồi hoàn.
  • Tích hợp nhiều tài khoản ngân hàng.
  • Lập hóa đơn và thanh toán trực tuyến.
  • Tiền lương.
  • Quản lý dự án.

FastSpring xử lý thuế gián tiếp quốc tế, xử lý thanh toán, tạo hóa đơn số hóa, quản lý đăng ký dịch vụ, dunning và nhiều hơn thế cho bạn. Hãy đăng ký tài khoản miễn phí hoặc yêu cầu bài thuyết trình ngay hôm nay.

1