Xem thêm

10 Nhà cung cấp Phòng dữ liệu ảo tốt nhất - Đánh giá

CEO Hùng PV
Ảnh hưởng của công nghệ và sự phát triển của Internet đã khiến việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Trước đây, chúng ta phải dùng...

Ảnh hưởng của công nghệ và sự phát triển của Internet đã khiến việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Trước đây, chúng ta phải dùng đến phòng dữ liệu vật lý để lưu trữ tài liệu quan trọng, nhưng giờ đây, chúng ta có thể tận dụng ưu điểm của phòng dữ liệu ảo (VDR) để lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách an toàn và hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 10 nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo hàng đầu, giúp bạn so sánh và chọn lựa phòng dữ liệu phù hợp với nhu cầu của bạn.

Những gì là phòng dữ liệu ảo?

Phòng dữ liệu ảo, còn được gọi là phòng thương thảo ảo, là một kho lưu trữ trực tuyến an toàn mà nhiều công ty sử dụng để lưu trữ tài liệu quan trọng và chia sẻ giấy tờ nhạy cảm. Thông thường, nó được sử dụng để hỗ trợ quá trình kiểm toán trong các giao dịch quy mô lớn như giao dịch M&A.

Phần mềm VDR cho phép người dùng chia sẻ tài liệu bí mật và dữ liệu kinh doanh quan trọng qua internet trong một môi trường kiểm soát và tương tác với người dùng khác trong quá trình thương thảo một cách hoàn toàn an toàn từ bất kỳ thiết bị và địa điểm nào. Người dùng phần mềm VDR có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu nhạy cảm với bên thứ ba, như nhà đầu tư hoặc khách hàng, trong một nền tảng trực tuyến được kiểm soát.

So với phòng dữ liệu vật lý, phòng dữ liệu ảo loại bỏ việc cần có giấy tờ vật lý, giúp giảm thiểu rối rắm và lãng phí. Hơn nữa, phòng dữ liệu số cung cấp các tính năng quản lý tài liệu và bảo mật tiên tiến giúp cải thiện quy trình làm việc và tăng năng suất của đội ngũ - điều mà phòng dữ liệu truyền thống không thể cung cấp được.

Nhà cung cấp dịch vụ phòng dữ liệu là ai?

Nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo là các nhà cung cấp phần mềm và kho lưu trữ tài liệu an toàn trên đám mây. Những nhà cung cấp này tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật số cần thiết để đảm bảo an ninh cho luồng tài liệu kinh doanh. Số lượng dịch vụ phòng giao dịch ảo đang có trên thị trường tăng không ngừng do sự gia tăng số lượng khách hàng. Nhà phát triển cũng đang cố gắng tạo ra những phòng dữ liệu ảo tốt hơn so với thế hệ trước và có thể cung cấp nhiều hơn so với các nền tảng chia sẻ tập tin cơ bản như Google Drive. Do đó, người dùng tiềm năng phải dành thời gian để tìm kiếm phòng dữ liệu ảo hàng đầu.

Các nhà cung cấp dịch vụ VDR loại bỏ những khía cạnh sau:

  • Nguy cơ rò rỉ thông tin
  • Những khó khăn liên quan đến các khía cạnh kỹ thuật
  • Luồng giao dịch không chính xác

Các dịch vụ của các nhà cung cấp VDR đang rất được ưa chuộng hiện nay. Khách hàng nhận được một nền tảng điện tử để:

  • Bảo vệ dữ liệu
  • Trao đổi dữ liệu một cách an toàn
  • Thực hiện các giao dịch một cách như ý

Người dùng phòng dữ liệu VDR đa dạng từ các công ty khởi nghiệp nhỏ đến các tổ chức nổi tiếng trên toàn cầu. Dễ hiểu vì cam kết của bất kỳ doanh nghiệp nào đối với an ninh không phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động. Đó là các nhà cung cấp phòng dữ liệu trực tuyến cung cấp sản phẩm đáp ứng nhu cầu khẩn cấp này và nhiều nhu cầu khác nữa. Phần mềm phòng giao dịch thường là một nền tảng thân thiện với người dùng, có truy cập liên tục cho những người được ủy quyền. Bất cứ lúc nào, bạn có thể trao đổi tài liệu nhạy cảm và liên hệ với đồng nghiệp, đối tác và nhiều bên thứ ba khác mà không phải lo lắng về sự rò rỉ và vấn đề khác.

So sánh nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo - 6 nhà cung cấp hàng đầu

Bây giờ, chúng ta hãy so sánh các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo hàng đầu trong ngành để giúp bạn so sánh và chọn phòng dữ liệu tốt nhất cho nhu cầu của công ty.

Các nhà cung cấp khác nhau cung cấp các tính năng khác nhau như:

  • Bảo mật
  • Quyền truy cập
  • Giao diện
  • Hỗ trợ kỹ thuật
  • Giá cả

Hãy cùng nhìn vào các tính năng chính của 6 nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo hàng đầu:

  1. Nhà cung cấp A
  • Đa dạng tính năng an ninh
  • Quyền truy cập đa cấp
  • Giao diện thân thiện
  • Hỗ trợ kỹ thuật tận tâm
  • Giá cả phải chăng
  1. Nhà cung cấp B
  • Chứng chỉ an ninh
  • Quản lý người dùng linh hoạt
  • Giao diện đơn giản và dễ sử dụng
  • Hỗ trợ kỹ thuật tận tâm
  • Giá cả phù hợp
  1. Nhà cung cấp C
  • Chứng chỉ an ninh
  • Quản lý quyền truy cập tiên tiến
  • Giao diện hiện đại và thân thiện
  • Hỗ trợ kỹ thuật 24/7
  • Giá cả hợp lý
  1. Nhà cung cấp D
  • Bảo mật đa lớp
  • Quản lý người dùng dễ dàng
  • Giao diện đơn giản và thân thiện
  • Hỗ trợ kỹ thuật 24/7
  • Giá cả hợp lý
  1. Nhà cung cấp E
  • Chứng chỉ bảo mật
  • Quản lý truy cập chi tiết
  • Giao diện hiện đại và dễ sử dụng
  • Hỗ trợ kỹ thuật tận tâm
  • Giá cả phải chăng
  1. Nhà cung cấp F
  • An ninh tốt
  • Quản lý người dùng dễ dàng
  • Giao diện thân thiện với người dùng
  • Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp
  • Giá cả hợp lý

Cách chọn phần mềm phòng dữ liệu: Hướng dẫn lựa chọn

Mặc dù việc tìm kiếm phòng dữ liệu ảo đúng với nhu cầu của bạn mất nhiều thời gian và công sức, nhưng quá trình này không thực sự khó khăn, đặc biệt nếu bạn tuân thủ hướng dẫn lựa chọn dịch vụ phòng dữ liệu ảo sáng suốt của chúng tôi.

Để chọn được nhà cung cấp VDR phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn, hãy làm theo các bước sau:

  1. Xác định yêu cầu của bạn:
  • Liệt kê những người có thể cần truy cập VDR. Hỏi bạn bản thân:
    • Họ có phải là những người quyết định chính hay toàn bộ công ty không?
    • Mỗi người dùng có mức truy cập nào?
    • Tất cả người dùng tiềm năng có hiểu biết về công nghệ không?
  • Xác định dữ liệu bạn sẽ lưu trữ và chia sẻ qua VDR:
    • Lưu lượng dữ liệu chúng tôi sẽ lưu trữ là bao nhiêu?
    • Định dạng tệp chính mà chúng tôi sẽ sử dụng trong giao tiếp kinh doanh hàng ngày là gì?
    • Mức độ bảo mật cần thiết là gì?
    • Có khả năng tải xuống nhanh để chia sẻ dữ liệu nhanh chóng không?
  1. Xem xét tính năng cần thiết:
  • Hiểu sự khác biệt giữa các giải pháp lưu trữ tập tin thông thường và VDR. Các VDR nổi tiếng sẽ cung cấp cho bạn quyền giới hạn truy cập vào một số phần của phòng dữ liệu, ghi dấu các tài liệu nhạy cảm, theo dõi việc tải xuống, vô hiệu hóa chụp màn hình và nhiều hơn nữa. Các nhà cung cấp VDR điểm danh cũng sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào nhiều dịch vụ chuyên nghiệp, hành chính như dịch thuật hoặc quét tài liệu, với một khoản phí bổ sung.
  1. Phân bổ ngân sách:
  • Phân bổ ngân sách là bước quan trọng và ngắn gọn khi tìm kiếm giải pháp VDR phù hợp nhất. Dù bạn đang quyết định mua dịch vụ VDR một mình hoặc đề xuất VDR cho cấp trên của mình, hãy nhớ rằng chức năng và hiệu quả của VDR sẽ luôn tương ứng với chi phí sử dụng. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là việc thiết lập phòng giao dịch sẽ trở nên không hợp lý. Trong khi bạn tìm hiểu sâu hơn, bạn sẽ hiểu và hiểu giá trị trước khi ra quyết định.
  1. So sánh các lựa chọn:
  • Số lượng dịch vụ phòng dữ liệu ảo có sẵn rất phong phú. Do số lượng khách hàng tăng, chúng đang đối mặt với vấn đề làm sao để tạo ra một sản phẩm tốt hơn so với thế hệ trước. Vì vậy, người dùng tiềm năng phải dành thời gian để tìm kiếm công cụ phù hợp nhất. Những công ty này khác nhau về nhiều đặc điểm, trong đó bao gồm:
    • Túi tính năng
    • Sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật
    • Mức độ bảo mật

Để chọn lựa phù hợp nhất, mỗi khách hàng phải xem xét những yếu tố này và nhiều yếu tố khác. Một số công ty chọn theo giá, trong khi một số khác chọn theo chất lượng. Tuy nhiên, tất cả các giám đốc đều cần nhớ rằng sự hợp tác và bảo vệ dữ liệu phụ thuộc vào việc mua hàng này. Đó là lý do tại sao cần chú ý tối đa đến các yếu tố tiếp theo:

  • Bảo mật
  • Khả năng triển khai
  • Hỗ trợ
  • Quản lý người dùng
  • Giao diện
  1. Đọc các đánh giá:
  • Bắt đầu bằng việc đọc các đánh giá hiển thị trên trang web của nhà cung cấp VDR đã chọn. Các công ty đã tồn tại một thời gian thường tích lũy một số đánh giá đáng tin cậy. Nhưng đừng dừng lại ở các đánh giá nội bộ. Dành thời gian để đọc các trang web của bên thứ ba để có cái nhìn sâu hơn về các nhà cung cấp VDR. Bạn sẽ muốn kiểm tra các đánh giá khách hàng trên các nền tảng như Trustpilot hoặc Software Advice, cũng như quan điểm của nhân viên về công ty trên Glassdoor, ví dụ. Xem xét cả đánh giá nội bộ và bên ngoài phòng giao dịch ảo sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hiệu quả và đạo đức của VDR.
  1. Yêu cầu thử nghiệm miễn phí:
  • Ngay trước khi bạn đưa ra quyết định cuối cùng giữa các nhà cung cấp đã xem xét, hãy tận dụng việc sử dụng dịch vụ của họ miễn phí ít nhất một tháng. Khác với các phòng giao dịch vật lý, hầu hết các phòng dữ liệu ảo hiện đại đều cung cấp thời gian thử nghiệm miễn phí. Hãy cố gắng tránh những nhà cung cấp VDR không cung cấp thời gian dùng thử miễn phí, vì điều này có thể có nghĩa là họ không có nhiều để cung cấp và duy trì chỉ dựa trên các khoản phí ban đầu.
  1. Bắt đầu sử dụng VDR:
  • Sau khi bạn tìm thấy một giải pháp phòng dữ liệu ảo tốt trong số lượng lớn các giải pháp hiện đại, hãy tiến xa hơn và bắt đầu tận hưởng phần mềm phù hợp với mọi nhu cầu và làm cho quá trình quản lý dữ liệu nhạy cảm trở nên thú vị cho tất cả mọi người.

Các trường hợp sử dụng của phần mềm phòng dữ liệu

Phòng dữ liệu ảo được sử dụng trong gần như mọi trường hợp khi bạn cần cung cấp quyền truy cập tin cậy vào một số thông tin cho một nhóm người. Thường xuyên, VDR được sử dụng cho những công việc sau:

  • Phân tích tài liệu doanh nghiệp
  • Tạo một kho lưu trữ thông tin doanh nghiệp
  • Tiến hành kiểm toán trước giao dịch M&A
  • Chuẩn bị các tài liệu cho IPO của công ty
  • Giao tiếp với nhà đầu tư và ngân hàng đầu tư
  • Thủ tục phá sản và cơ cấu lại
  • Phân tích mã mà không gặp rủi ro khi chuyển nó cho các nhà thầu khác

Với những tính năng bảo mật mạnh mẽ, VDR không chỉ giúp dễ dàng hợp tác và chia sẻ tài liệu trong các giao dịch đầu tư, mua bán doanh nghiệp, IPO và nhiều quy trình khác, mà còn đảm bảo an toàn cho tất cả tài liệu nhạy cảm được chia sẻ.

1