Xem thêm

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm SAP: Một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp

CEO Hùng PV
SAP là một phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng cao cấp, bao quát toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy, để nắm bắt hoàn toàn cách...

SAP là một phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng cao cấp, bao quát toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy, để nắm bắt hoàn toàn cách sử dụng phần mềm SAP không chỉ cần dựa trên tài liệu tham khảo mà còn cần hướng dẫn trực tiếp từ đơn vị triển khai phần mềm. Cùng tham khảo bài viết dưới đây để nắm được cách sử dụng giải pháp SAP cơ bản cho người mới bắt đầu.

Cách sử dụng phần mềm SAP cho người mới bắt đầu

1. Hướng dẫn sử dụng danh mục dữ liệu SAP

Danh mục dữ liệu SAP là một tập hợp dữ liệu, trong đó lưu trữ tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa và kho bằng cách mã hóa mỗi chủ thể với 1 mã code nhất định. Mỗi chủ thể sẽ có những thông tin đi kèm, giúp người dùng dễ dàng tra cứu và truy xuất thông tin trong quá trình làm việc.

1.1. Business Partner Master Data - Danh mục Khách hàng/ Nhà cung cấp

Danh mục khách hàng/nhà cung cấp của phần mềm SAP cho phép người dùng quản lý các thông tin của khách hàng hoặc nhà cung cấp như mã khách hàng, tên, số điện thoại, địa chỉ, trạng thái giao dịch, thông tin về điều khoản thanh toán. Từ đó giúp kế toán viên, bộ phận chăm sóc khách hàng hoặc bộ phận quản lý dự án phục vụ khách hàng và thực hiện công việc chuyên môn dễ dàng hơn.

1.2. Item Master Data - Danh mục hàng hóa

Tương tự như danh mục khách hàng, nhà cung cấp, danh mục hàng hóa chịu trách nhiệm lưu trữ các thông tin chính và thông tin nghiệp vụ mua, nghiệp vụ bán và thông tin thẻ kho của hàng hóa. Từ đó, người dùng dễ dàng truy xuất nguồn gốc mặt hàng, tình trạng hàng hóa, thông tin về đơn vị cần bán hàng hóa, thuế hàng hóa khi bán ra hoặc thông tin quản lý hàng hóa trong kho.

1.3. Warehouse - Danh mục kho

Danh mục kho giúp kiểm soát hệ thống kho bãi doanh nghiệp đang sở hữu hoặc quản lý. Bất kể doanh nghiệp có bao nhiêu kho, là kho ảo hay kho vật lý, các thông tin về mã kho, tên kho, địa chỉ kho (số đường, tên thành phố)… đều được hệ thống hóa trên phần mềm SAP. Từ đó giúp việc mua bán hoặc điều chuyển hàng hóa dễ dàng và thuận tiện hơn.

Danh mục kho trong phần mềm SAP

Để biết chi tiết cách sử dụng danh mục dữ liệu SAP, doanh nghiệp vui lòng tham khảo tại bài viết: Hướng dẫn sử dụng danh mục dữ liệu SAP.

2. Hướng dẫn sử dụng phân hệ mua hàng SAP

Phạm vi hoạt động của phân hệ mua hàng trải dài từ công đoạn khởi tạo nhu cầu mua hàng, lập báo giá, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, ghi nhận hóa đơn... cho đến bước cuối là thiết lập ràng buộc về điều khoản thanh toán. Nhờ vậy, phân hệ không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình chung của phòng mua hàng mà còn tinh gọn và đơn giản hóa các công đoạn làm việc.

2.1. Purchase Request - Phiếu yêu cầu mua hàng

Chức năng này giúp bộ phận thu mua dễ dàng tạo phiếu mới hoặc điền thông tin đầy đủ dựa trên mẫu phiếu có sẵn. Những thông tin về bên mua, chứng từ, tên hàng hóa, số lượng hàng, ngày đáp ứng đều có thể dễ dàng truy xuất dựa trên thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp. Từ đó giảm thiểu thời gian trình phê duyệt giữa bộ phận thu mua, bộ phận kế toán và lãnh đạo công ty.

2.2. Purchase Quotation - Phiếu báo giá

Thay vì lập các phiếu báo giá trên Word, Excel hoặc tải các phiếu báo giá với form mẫu không chuẩn trên mạng, bộ phận Mua hàng dễ dàng tạo hoặc sử dụng phiếu báo giá trên phần mềm SAP để nhập thông tin nhà cung cấp, ngày báo giá, thông tin về hàng hóa và chiết khấu theo các nhà cung cấp khác nhau một cách dễ dàng.

2.3. Purchase Order - Đơn đặt hàng mua

Đơn đặt hàng mua từ nhà cung cấp dễ dàng được lập trên hệ thống SAP với tính linh hoạt cao. Cụ thể, hệ thống cho phép người dùng thay đổi thông tin dựa trên những trường hợp phát sinh khác nhau như: đơn đặt hàng kế thừa từ một hoặc nhiều phiếu mua hoặc đơn đặt hàng kế thừa từ báo giá của nhà cung cấp. Ngoài tạo đơn, h

1