Xem thêm

Cải thiện quy trình xử lý hóa đơn tại Công ty Zeelandia GmbH & Co. KG

CEO Hùng PV
Một trong những khía cạnh quan trọng của việc số hóa là được hiểu rõ và được áp dụng trong mọi doanh nghiệp. Để duy trì được sự cạnh tranh, một doanh nghiệp cần nhúng...

Một trong những khía cạnh quan trọng của việc số hóa là được hiểu rõ và được áp dụng trong mọi doanh nghiệp. Để duy trì được sự cạnh tranh, một doanh nghiệp cần nhúng mình vào cuộc đua số hóa trong tương lai. Bài viết sau đây sẽ mô tả cách Công ty Zeelandia đã đạt được mục tiêu này thông qua việc tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn.

Invoice Processing là gì?

Đầu tiên, chúng ta cần hiểu Invoice Processing là gì trước khi minh họa quy trình tối ưu hóa bằng ví dụ của Công ty Zeelandia GmbH & Co. KG.

Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình Invoice Processing? Ví dụ: Zeelandia GmbH & Co. KG

Giới thiệu về Zeelandia GmbH & Co. KG

Đối với nhiều người, Công ty Zeelandia GmbH & Co. KG có lẽ là một công ty không quá nổi tiếng, nhưng đối với hầu hết các cửa hàng bánh mì ở Đức, đây lại là nhà cung cấp các thành phần quan trọng để làm bánh mì, bánh mì nướng, bánh ngọt, mứt và kem. Được thành lập tại Hà Lan, Zeelandia Gruppe là một trong năm công ty hàng đầu trong ngành bột làm bánh trên toàn cầu.

Thách thức trong quy trình Invoice Processing không có sự hỗ trợ số hóa

Mỗi hóa đơn đến, dù là định dạng kỹ thuật số hay nhận bằng bưu điện, đều phải nhập liệu và xử lý thủ công. Zeelandia nhận được một lượng lớn hóa đơn với các định dạng khác nhau: hóa đơn tổng hợp với hơn 60 trang, nhiều mức thuế, số tiền phân tán khắp nơi. Việc xử lý các hóa đơn này gặp các vấn đề sau đây:

Để xử lý một hóa đơn số, các dữ liệu cần thiết như ngày hóa đơn, số hóa đơn, số tiền... phải được nhập thủ công vào SAP. Công việc thường xuyên và đơn điệu này vẫn đòi hỏi sự tập trung cao. Một lỗi nhỏ khi nhập số nhà cung cấp có thể dẫn đến việc chuyển tiền cho nhà cung cấp sai. Một ví dụ khác: Nhập sai ngày hóa đơn. Lỗi sẽ được phát hiện sau khi nhận thông báo đòi nợ đầu tiên. Khi đó, không còn cơ hội để giảm giá nữa.

Việc này khó có thể tránh được lỗi, đặc biệt là trong các hoạt động thường xuyên, sự tập trung của con người giảm đi.

Giải pháp: Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn

Nhanh chóng nhận thấy, Zeelandia cần một giải pháp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn. Một giải pháp xử lý hóa đơn kỹ thuật số với hệ thống OCR (nhận dạng ký tự quang học), đọc toàn bộ văn bản từ một hóa đơn, trích xuất các yếu tố quan trọng và sau đó chuyển chúng vào SAP. Điều này giúp giảm thiểu lỗi khi xử lý hóa đơn và giảm công việc thủ công cho người xử lý.

Trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp giải pháp xử lý hóa đơn tự động, Zeelandia đã chọn d.velop AG. Họ không chỉ thuyết phục bằng sự tư vấn thân thiện và có chuyên môn, mà còn đặc biệt với giao diện "đơn giản" và trực quan của phần mềm.

Nhiệm vụ chính của Quy trình xử lý hóa đơn là gì?

Sau khi toàn bộ văn bản được đọc bởi OCR, các thuộc tính chính như số hóa đơn, số tiền... sẽ tự động được trích xuất từ phần mềm và so sánh với dữ liệu cơ bản trong hệ thống ERP. Dựa trên số đơn hàng và mã số thuế, nhà cung cấp được chọn. Điều tuyệt vời là tỷ lệ nhận dạng được liên tục cải thiện thông qua học máy tự động từ dữ liệu nhập từ người dùng. Điều này góp phần vào việc tối ưu hóa và giảm khả năng phát sinh lỗi trong các hóa đơn tương lai.

Quá trình triển khai Quy trình xử lý hóa đơn trong doanh nghiệp như thế nào?

Dưới đây là ví dụ về cách triển khai quy trình xử lý hóa đơn tối ưu tại Zeelandia GmbH & Co. KG:

Chuẩn bị ban đầu

Các công việc chuẩn bị ban đầu đã được tiến hành: Độ sâu màu sắc của máy quét đã được xác định, hình dạng số đơn hàng để xác định nhà cung cấp đã được nạp, các thuộc tính cần được trích xuất đã được xác định và nhiều tham số khác để làm cho OCR và trích xuất thuộc tính dễ dàng nhất có thể.

Thiết lập hộp thư

Thêm vào đó, hộp thư "invoice" trong hộp thư email, nơi đa số hóa đơn được gửi đến, đã được kết nối với phần mềm. Hóa đơn từ hộp thư này sẽ tự động được chuyển đến công cụ xác thực hóa đơn. Các hóa đơn còn lại từ hộp thư khác cũng có thể được chuyển đến hộp thư này và cũng sẽ được chuyển đến công cụ xác thực. Hóa đơn nhận qua bưu điện sau khi được quét cũng được truyền trực tiếp vào phần mềm.

Sửa lỗi

Trong công cụ xác thực, hóa đơn và mẫu để nhập dữ liệu được hiển thị cạnh nhau. Người dùng có thể kiểm tra lại các thuộc tính đã trích xuất với hóa đơn. Nếu mọi thứ đều đúng, hóa đơn sẽ được xác thực và tự động chuyển sang quy trình nhập hóa đơn của SAP. Các thuộc tính không được trích xuất đúng có thể được chỉnh sửa một cách nhanh chóng và dễ dàng trong mẫu. Do đó, một giao diện rõ ràng là rất quan trọng đối với Zeelandia.

Các loại hóa đơn

Dựa trên có hay không số đơn hàng, người ta có thể ngay lập tức nhận biết xem đó là hóa đơn về hàng tồn kho hay là hóa đơn về chi phí chung. Các loại hóa đơn khác nhau đã được sắp xếp theo thứ tự trong SAP và có thể được chỉnh sửa tương ứng. Hóa đơn về hàng tồn kho có thể được đặt hàng trực tiếp bằng hai cú nhấp chuột. Đối với các hóa đơn về chi phí chung, chỉ cần thêm tài khoản chi phí, sau đó có thể gửi để xác minh bài kiểm tra. Sau khi xác minh thành công, cũng chỉ cần hai cú nhấp chuột để đặt hàng.

Kết luận: Việc tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn có đáng giá?

Việc nhập số hóa đơn, tìm kiếm nhà cung cấp tương ứng, tích lũy số tiền - tất cả đã thuộc về quá khứ nhờ quy trình xử lý hóa đơn được tối ưu hóa. Chỉ cần nhìn vào mọi người sau ngày đầu tiên triển khai, bạn sẽ biết liệu việc này có đáng giá hay không: Mỗi người đều có một nụ cười hạnh phúc trên khuôn mặt, câu nói "Thật tuyệt vời!" được nghe nhiều lần.

Thậm chí việc giới thiệu về công cụ xác thực hóa đơn cũng không tốn nhiều thời gian. Nhờ thiết kế giao diện rõ ràng, mọi người nhanh chóng làm quen với nó.

Tổng thời gian tiết kiệm là rất lớn. Đúng, mỗi hóa đơn vẫn được kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo mọi thứ được đọc đúng. Không có công nghệ OCR nào có thể đọc đúng 100%. Nhưng công việc này không liên quan gì đến việc gõ lại.

d.velop hóa đơn - Giải pháp phần mềm cho quy trình xử lý hóa đơn tối ưu

Ví dụ trên đã cho thấy: Sự số hóa và tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn có giá trị! Các giải pháp phần mềm như d.velop hóa đơn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc triển khai quy trình xử lý hóa đơn tự động và đảm bảo rằng công ty sẽ không bị bỏ lại trong cuộc đua số hóa tương lai.

1