Xem thêm

7 Phần mềm tự động hóa thanh toán phải trả tốt nhất

CEO Hùng PV
Trong quá trình hoạt động tiêu chuẩn, nhiều doanh nghiệp phải phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài để cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Khi nhận được chúng, phải có một...

The 7 Best Accounts Payable Automation Software

Trong quá trình hoạt động tiêu chuẩn, nhiều doanh nghiệp phải phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài để cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Khi nhận được chúng, phải có một hệ thống thanh toán. Đúng là quy trình Thanh toán phải trả (AP) đó.

Mặc dù có thể xử lý mỗi hóa đơn hoặc hóa đơn đến bằng tay, nhưng công cụ tự động hóa giảm bớt các bước tẻ nhạt trong quy trình AP. Phần mềm kế toán và nền tảng tài chính có thể phát hiện lỗi và sai sót, đảm bảo việc ghi chép chính xác hơn.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu bảy trong số những giải pháp tự động hóa Thanh toán phải trả hàng đầu. Dựa trên ngân sách, nguồn lực nhân viên và chi phí hoạt động của công ty của bạn, bạn có thể thấy rằng một loại phần mềm hoạt động tốt hơn một loại khác. Hãy sử dụng nguồn tài nguyên này để so sánh các lựa chọn trước khi lựa chọn.

Quá trình Thanh toán phải trả là gì?

Trong kế toán, Thanh toán phải trả là tài khoản tương ứng với số tiền mà doanh nghiệp nợ một nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Số dư AP được thể hiện như các khoản nợ trên bảng cân đối kế toán. Trong hệ thống kế toán hai mục, tổng số tiền AP được ghi nhận là số dư nợ trong Tài khoản Thanh toán phải trả và số dư ghi có vào tài khoản chi phí tương ứng.

Quy trình phê duyệt Thanh toán phải trả bao gồm:

  • Thu thập dữ liệu từ hóa đơn hoặc báo cáo nhà cung cấp
  • Liên kết thông tin với đơn đặt hàng hoặc hóa đơn nhà cung cấp
  • Thanh toán đúng hạn
  • Cập nhật hệ thống kế toán để phản ánh các khoản nợ và các khoản có chính xác

Một quy trình Thanh toán phải trả trơn tru đảm bảo rằng các doanh nghiệp thanh toán đúng với các chi phí. Ngoài ra, việc thanh toán đúng hạn củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp và ngăn chặn việc trì hoãn dịch vụ không cần thiết.

Ai sử dụng phần mềm Thanh toán phải trả?

Nhóm kế toán hoặc thành viên trong nhóm tài chính của công ty là những người có khả năng sử dụng Thanh toán phải trả. Những cá nhân này được giao nhiệm vụ giám sát các bước thanh toán theo thời gian thực trong quy trình tay hoặc số liệu kỹ thuật số. Họ phải nhận hóa đơn hoặc hóa đơn đến, liên kết tài liệu đúng cách và thực hiện thanh toán.

Các nhà lãnh đạo tài chính có thể thường xuyên kiểm tra lại Thanh toán phải trả để đảm bảo tính chính xác. Khi sử dụng phần mềm kế toán tự động, các điều khiển nội bộ có thể được sử dụng để cấp quyền truy cập cho các thành viên khác nhau trong nhóm kế toán. Tùy chọn này cung cấp linh hoạt cho các doanh nghiệp có sử dụng kế toán viên bên ngoài hoặc quản lý tài khoản để xử lý các cuốn sách.

Phần mềm tự động hóa Thanh toán phải trả là gì?

Phần mềm tự động hóa AP thường chỉ là một thành phần trong một bộ phần mềm kế toán toàn diện. Các tính năng khác trong các nền tảng kế toán có thể bao gồm công cụ Thanh toán phải thu, xử lý hóa đơn, danh sách tổng quát các tài khoản và các tính năng mua hàng.

Ngược lại, một số công cụ tự động hóa AP đứng riêng. Trong những trường hợp này, bạn có thể cần kiểm tra tích hợp cung cấp tùy chọn kết nối phần mềm Thanh toán phải trả với phần mềm kế toán hoặc quỹ sách tùy chọn của bạn.

Khi chọn một công cụ tự động hóa AP đứng riêng, hãy xác minh rằng giải pháp là an toàn, tuân thủ và riêng tư. Với một loạt các lựa chọn có sẵn, điều quan trọng nhất là biết nơi dữ liệu AP của bạn được lưu trữ, cách nó được sử dụng và cách bạn có thể truy cập nó từ bất kỳ đâu.

Lợi ích của phần mềm tự động hóa Thanh toán phải trả

Có nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm tự động hóa AP cho kế toán và kế toán. Đặc biệt, các công cụ tự động hóa Thanh toán phải trả cho phép doanh nghiệp:

  • Cải thiện quản lý tài liệu
  • Chuyển đổi quy trình thanh toán tay sang hệ thống số
  • Xử lý hóa đơn hiệu quả hơn
  • Sử dụng tài khoản dựa trên đám mây để có khả năng quan sát tốt hơn và thời gian hoạt động
  • Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp với dữ liệu nâng cao và thông tin trực tiếp

Phần mềm tự động hóa là phù hợp nhất cho các doanh nghiệp sẵn sàng mở rộng và có sẵn lòng thích ứng với công nghệ mới.

Các lựa chọn phần mềm tự động hóa Thanh toán phải trả hàng đầu

Quy trình Thanh toán phải trả bao gồm nhiều thành phần và bước di chuyển. Đội kế toán có thể chọn sử dụng tự động hóa thanh toán để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót con người. Bất kể phần mềm thanh toán phải trả bạn sử dụng, không có sự thay thế cho một đội kế toán được đào tạo cao cấp, chú ý đến từng bước trong quy trình.

Chúng tôi đã chọn bảy công nghệ tự động hóa AP độc đáo đưa ra nhấn mạnh trong hướng dẫn này. Mỗi lựa chọn cung cấp các cấp độ kế hoạch khác nhau (dựa trên quy mô doanh nghiệp), các tính năng tùy chỉnh, kiểm soát tài chính và những lợi ích khác.

1. FreshBooks

FreshBooks cung cấp phần mềm kế toán sáng tạo dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ. Nền tảng này dựa trên quy trình kế toán hai mục để đảm bảo chính xác và tuân thủ. Kế toán viên chọn FreshBooks vì tính dễ sử dụng và khả năng truy cập.

Với FreshBooks, người dùng có thể quản lý Thanh toán phải trả một cách nhanh chóng và dễ dàng. Người dùng có thể theo dõi mọi khoản thanh toán hóa đơn (bao gồm cả các khoản thanh toán định kỳ hàng tháng đơn giản, như internet hoặc wifi), thực hiện thanh toán nhanh chóng và chạy báo cáo về tương tác với nhà cung cấp.

Ngoài ra, FreshBooks giúp dễ dàng tạo và tải xuống các báo cáo như Báo cáo Lợi nhuận & Lỗ hoặc Báo cáo Dòng tiền để đo lường tình hình tài chính và chuẩn bị cho thời gian nộp thuế.

2. DocuWare

DocuWare là một bộ phần mềm tự động hóa hoàn toàn được thiết kế để cải thiện quy trình làm việc cho các doanh nghiệp trong hầu hết các ngành công nghiệp. Khi đến việc quản lý Thanh toán phải trả, DocuWare giúp người dùng loại bỏ các quy trình giấy tờ lạc hậu và nhập dữ liệu thủ công.

Với xử lý hóa đơn tự động, nhóm làm việc có thể giảm bớt các bước và giải phóng thời gian cho các hoạt động tài chính quan trọng hơn. Với định tuyến phê duyệt thông minh và tự động, không bao giờ bị trì hoãn trong việc thực hiện thanh toán hoặc hoàn tất các bước đúng hạn.

Các công cụ tự động hóa AP của DocuWare được thiết kế đặc biệt để cải thiện sự chịu trách nhiệm và minh bạch của đội làm việc. Các tính năng thông minh được tải sẵn giúp mọi thành viên trong đội theo kịp với các mục tiêu kinh doanh chung.

3. Sage Intacct

Sage Intacct là một phần mềm quản lý tài chính dựa trên đám mây cung cấp nhiều công cụ và dịch vụ cho chủ doanh nghiệp. Tự động hóa Thanh toán phải trả được lưu trong các sản phẩm Core Financials của Sage Intacct.

Với Sage, người dùng có thể giảm thời gian xử lý hóa đơn lên đến 65%. Việc truy cập và quản lý mở rộng từ bất kỳ thiết bị nào (bao gồm cả thiết bị di động) cung cấp mức độ tương tác cao và linh hoạt từ xa.

Sage Intacct cũng cung cấp các báo cáo chuyên sâu và phân tích chi tiết, bao gồm báo cáo tuổi nợ nhà cung cấp. Tính năng này, cùng với nhiều tính năng khác, cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình Thanh toán phải trả. Các thông tin tự động mang lại quyết định kinh doanh tốt hơn cho các công ty bất kỳ quy mô nào.

4. MineralTree

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ tự động hóa AP độc lập, MineralTree là một lựa chọn nên xem xét. Khác với các nền tảng khác, MineralTree tập trung duy nhất vào quy trình Thanh toán phải trả. Mục tiêu của MineralTree là giúp doanh nghiệp giảm chi phí xử lý và tăng lợi nhuận.

Phần mềm của MineralTree được xây dựng dựa trên một quy trình gồm 4 phần: tìm hiểu hóa đơn, phê duyệt hóa đơn, phê duyệt thanh toán và hoàn thành thanh toán. Ở mỗi bước, các công cụ tự động hóa loại bỏ các khía cạnh tốn thời gian của mỗi quy trình với các phản hồi sáng tỏ hơn.

MineralTree cũng tích hợp vào hệ thống Quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để tăng cường kết nối với mô hình kinh doanh và tài chính của một công ty.

5. Plate IQ

Plate IQ là một phần mềm tự động hóa Thanh toán phải trả độc lập khác giúp các công ty thực hiện giao dịch một cách hiệu quả hơn. Plate IQ được công nhận vì quản lý toàn bộ vòng đời AP. Điều này bao gồm việc nhận hóa đơn và quản lý, thanh toán hóa đơn và phân tích chi tiêu.

Plate IQ cũng giúp khách hàng tối đa hóa lợi ích và phát hiện tiết kiệm chưa khai thác. Cho dù đó là 1% tiền mặt trả lại thông qua việc thanh toán hóa đơn hoặc thu thập dữ liệu chi tiết từ hóa đơn và nhà cung cấp, Plate IQ ưu tiên việc tiết kiệm tiền mặt khi có thể.

6. Spendesk

Spendesk là một phần mềm khác cung cấp cho nhóm tài chính kiểm soát và giám sát tối quan trọng về chi tiêu công ty, bao gồm hóa đơn, thẻ tín dụng và bất kỳ hình thức thanh toán nào khác. Công cụ tự động hóa kế toán của Spendesk hữu ích để giảm thời gian không cần thiết vào cuối mỗi tháng cho việc hòa đối và thanh toán hóa đơn.

Với Spendesk, người dùng nên kỳ vọng nhập dữ liệu vào một nền tảng hoặc phần mềm kế toán riêng biệt. Các tích hợp Spendesk bao gồm Xero, QuickBooks, Sage Intacct, DATEV và Netsuite. Ở các khoảng thời gian quy định, người dùng có thể đồng bộ hóa và chạy báo cáo về dữ liệu thanh toán đã hoàn thành.

7. OnBase (Hyland)

Giải pháp tự động hóa Thanh toán phải trả của OnBase giúp doanh nghiệp giảm thiểu số cuộc chạm vào cần thiết để xử lý hóa đơn và hóa đơn. Các tính năng thông minh cũng giảm hoặc loại bỏ nhu cầu nhập lại dữ liệu đã biết vào hệ thống tài chính hoặc kế toán.

Người dùng có thể tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc (để cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm), cấp hoặc hạn chế quyền truy cập vào các loại thanh toán cụ thể và điều chỉnh quy trình tài chính một cách dễ dàng mà không cần sự giúp đỡ của các bộ phận CNTT. OnBase cũng đảm bảo có tài liệu tài liệu đầy đủ để kiểm toán và mục đích thuế.

Nếu bạn cần hoặc muốn đồng bộ hóa thanh toán tự động của mình với một ERP, OnBase đã giúp bạn liên kết một cách dễ dàng để tăng cường sự minh bạch và hiệu suất với việc lập kế hoạch và mua sắm.

The 7 Best Accounts Payable Automation Software

Tự động hóa AP và Đạt được Mục tiêu

Mặc dù một đội Thanh toán phải trả có mục đích cụ thể (thanh toán hóa đơn và hóa đơn), phòng này không nên được miễn trừ việc đặt mục tiêu quan trọng và chỉ số hiệu suất chính (KPI). Trên thực tế, nhiều công việc xảy ra sau màn đêm của đội AP có ảnh hưởng đáng kể đến mô hình kinh doanh tổng thể. Có một số mục tiêu đáng giá mà tự động hóa AP có thể giúp đội đạt được.

  • Giảm chi phí thanh toán muộn: Theo thời gian, việc bỏ lỡ thanh toán hoặc thanh toán muộn có thể dẫn đến các khoản phí cao. Đây là các chi phí không cần thiết, đặc biệt đối với các doanh nghiệp không có nhiều dư địa trong ngân sách.
  • Quản lý dòng tiền trong một khoảng thời gian nhất định: Trong kinh doanh, tiền rủi ro và dòng tiền trong suốt một tháng hoặc quý. Các thành viên trong đội AP có thông tin chi tiết về số tiền đến hạn và thời gian. Thông tin này có thể được sử dụng để giúp các nhà lãnh đạo kinh doanh đưa ra quyết định về chi tiêu và nộp thuế từng ngày thông minh hơn.
  • Tận dụng các ưu đãi đặc biệt hoặc lợi ích từ việc thanh toán: Các nhà cung cấp có cung cấp khuyến mãi đặc biệt cho việc thanh toán sớm? Có các cách cụ thể để giảm chi phí? Trong Thanh toán phải trả, các thành viên nhóm có thể xem xét dữ liệu cho mỗi nhà cung cấp và dự đoán lợi ích tiết kiệm chi phí.

Kết luận

Nếu bạn chưa sử dụng tự động hóa trong các phương pháp kế toán của mình, càng muộn thì càng không muộn để bắt đầu. Với các tính năng thông minh, dữ liệu nâng cao và quy trình làm việc số, phần mềm Tự động hóa Thanh toán phải trả là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp đang phát triển.

Mặc dù tự động hóa không thể thay thế công việc của những chuyên gia kế toán được đào tạo cao cấp, nó vẫn có nơi riêng trong một ngành công nghiệp tiếp tục phát triển các công nghệ tiên tiến dựa trên đám mây. Một giải pháp thanh toán có thể là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn kiểm soát dòng tiền, giảm gánh nặng hành chính và tích hợp quy trình với các công cụ số mạnh mẽ.

Tài nguyên kế toán khác cho doanh nghiệp nhỏ

  • Giới thiệu: Dễ dàng Quản lý Hóa đơn của bạn với Thanh toán phải trả
  • Quy trình Thanh toán phải trả là gì?
  • Top 5 Phần mềm Lương trực tuyến tốt nhất cho Doanh nghiệp nhỏ

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

1