Xem thêm

Tổng hợp các lỗi thường gặp trong Word và cách khắc phục triệt để

CEO Hùng PV
Trong quá trình sử dụng Word để soạn thảo văn bản, chắc chắn sẽ có lúc phát sinh lỗi làm ảnh hưởng đến quá trình làm việc. Những lỗi này không chỉ làm chậm quá...

Trong quá trình sử dụng Word để soạn thảo văn bản, chắc chắn sẽ có lúc phát sinh lỗi làm ảnh hưởng đến quá trình làm việc. Những lỗi này không chỉ làm chậm quá trình làm việc mà còn gây tâm lý ức chế. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp cho bạn các lỗi thường gặp trong Word và cách khắc phục cực kỳ chi tiết, hãy cùng tham khảo nhé.

Lỗi hiển thị trong Word

Một trong những lỗi thường hay gặp nhất trong quá trình làm việc với Word là lỗi hiển thị, giao diện Word hiển thị không như mong muốn khiến bạn khó làm việc. Vậy cụ thể lỗi hiển thị trong Word là những lỗi nào và cách khắc phục ra sao? Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục:

Dấu gạch chân zíc zắc màu đỏ dưới chữ

Dấu gạch chân zíc zắc màu đỏ thường xuất hiện dưới dòng chữ khi bạn nhập văn bản thực chất không phải là một lỗi khi gõ tiếng Việt. Nó đơn giản chỉ là do chức năng soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh của Word. Để có thể khắc phục bạn chỉ cần:

  1. Nhấn vào File > Chọn Options > Và bấm vào Proofing > Đi đến mục When correcting spelling and grammar in Word > Bỏ tích ở mục Check spelling as you type > Rồi nhấn OK.

Lỗi không chèn được số trang

Lỗi này xảy ra khi bạn cần đánh số trang. Nhưng sau khi đánh số trang xong, bạn chỉ thấy Word xuất hiện chữ "Page" mà không hiện số trang. Bạn có thể khắc phục như sau:

  1. Vào thẻ File > Options > Chọn đến Advanced > Đi đến phần Show document content > Bỏ tích chọn trong ô Show field codes instead of their values > Rồi nhấn OK.

Nhấn Enter xuống dòng hiện số thứ tự đếm dòng

Khi bạn cần xuống dòng hoặc hết dòng thì sẽ xuất hiện các số đếm thứ tự tương tự khi bạn chọn lệnh Bullet. Bạn có thể khắc phục bằng cách:

  1. Chọn thẻ Layout > Nhấn vào mũi tên hướng xuống dưới ở phần Page setup > Hộp thoại hiện lên > Chọn mục Layout > Bấm vào Page Line Numbers... > Bỏ tích chọn ô Add line numbering > Và nhấn OK.

Nhấn phím Tab nhưng hiển thị dấu mũi tên

Một lỗi khá phổ biến khi bạn mới vừa tải Word về máy, lỗi này thường xuyên xuất hiện khi bạn nhấn phím Tab để sang 1 ô khác trong bảng Table. Cách khắc phục lỗi này cụ thể:

  1. Chọn thẻ File > Options > Chọn vào mục Display > Bỏ tích chọn ở ô Tab Characters > Nhấn OK.

Lỗi màu nền xanh và chữ màu trắng (Word 2003)

Màu nền trong khi đánh văn bản của Word thường là màu trắng với chữ đen. Nếu trong trang Word của bạn có màu nền xanh và chữ màu trắng bất thường, hãy thử khắc phục sau đây:

  1. Vào menu Tools > Options > Chọn vào thẻ General > Bỏ tích chọn ở ô Blue background, white text > Nhấn OK.

Hình ảnh không hiển thị sau khi chèn

Nếu bạn đã chèn 1 ảnh vào trang Word nhưng hình ảnh đó lại không xuất hiện, bạn có thể khắc phục như sau:

  1. Đầu tiên chọn thẻ File > Options > Mục Advanced > Bỏ tích chọn ô Show picture placeholders > Rồi nhấn OK.

Định dạng trang văn bản

Việc định dạng trang văn bản trước khi in rất quan trọng, để định dạng được đúng khổ giấy khi in thì bạn thực hiện như sau:

  1. Chọn thẻ Layout > Đi đến phần Page Setup > Nhấn vào Size > Lựa chọn A4 để định dạng lại trang văn bản theo đúng khổ A4.

Lỗi khi đánh, gõ chữ trong Word

Nhắc đến lỗi thường gặp trong Word không thể không nhắc lỗi đánh, gõ chữ trong Word. Một số lỗi thường gặp khi đánh, gõ chữ trong Word có thể kể đến như:

Lỗi gõ chữ "i" chuyển thành chữ "I"

Trong quá trình soạn thảo khi bạn gõ chữ "i" thì tự nhiên nó lại trở thành chữ "I", vấn đề này thường xảy ra đối với những người sử dụng công cụ gõ Unikey. Để khắc phục hiện tượng này, bạn có thể:

  1. Nhấn vào File > Chọn Options > Nhấn vào Proofing > Ở mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options... > Bỏ tích ở dòng Capitalize first Letter of Sentence > Rồi nhấn OK.

Lỗi khoảng trống của chữ khi gõ tiếng Việt

Khi soạn thảo và gõ văn bản trong Word, để gõ dấu trong tiếng Việt bạn sử dụng các công cụ gõ tiếng Việt như Unikey và Vietkey. Trong một vài trường hợp, chữ tiếng Việt có dấu tự động bị tách ra và để lại một khoảng trắng ở giữa 2 chữ. Để khắc phục, bạn có thể tắt chế độ sao chép và dán của Word:

  1. Nhấn chọn File > Vào Options > Nhấn vào Advanced > Đi đến phần Cut, copy and paste > Ở mục Use smart cut and paste > Tiếp đến nhấn vào Settings > Ở hộp thoại Setting > Bỏ tích chọn Adjust sentence and word spacing automatically > Bấm OK để sửa lỗi cách chữ trong Word.

Chữ in hoa đầu dòng là nguyên âm có dấu bị thụt xuống

Khi muốn viết một từ in hoa ở đầu câu có dấu nhưng nó lại là các nguyên âm (i, y, ư, u, ê, ơ, ô, e, a, o,..). Trước khi viết, bạn sẽ làm theo cách dưới đây để tránh bị thụt xuống:

  1. Mở file Word > Và nhấn chọn vào tab File.
  2. Chọn Options.
  3. Hộp thoại Word Options > Nhấn vào Proofing > Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...
  4. Tại hộp thoại Autocorrect bạn bỏ tích ở dòng Correct Two Intial Capital > Nhấn OK.

Viết chữ tiếng Việt bị lệch dấu trên ký tự chữ hoa

Khi viết chữ in hoa trên Word thì việc bị lệch dấu là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, lỗi này vẫn có thể khắc phục bằng cách sau:

  1. Tiến hành chọn thẻ File > Options > Mục Proofing > Tiếp theo click vào AutoCorrect Options > Hộp thoại hiện lên > Chọn tab AutoCorrect > Bỏ tích chọn ô Correct Two initial Caption > Rồi nhấn OK để sửa lỗi tiếng Việt bị lệch dấu khi viết hoa.

Chữ trong Word bị dính lại với nhau khi gõ

Ngoài những lỗi thường gặp trong Word như bên trên đã chia sẻ, lỗi chữ dính lại với nhau khi gõ cũng là một trong những lỗi Word phổ biến. Lỗi thường xảy ra khi bạn mở file làm việc, nhưng nếu soạn thảo trên một file Word mới thì lại không bị. Lỗi bị dính chữ (giữa các chữ không có khoảng trắng) bắt nguồn từ:

  • Phần mềm bị xung đột.
  • Do copy dữ liệu từ các phần mềm như: PDF, Excel,... sang Word bị xung đột, không tương thích với nhau.
  • Người dùng sử dụng phần mềm khác Word để mở văn bản.

Khi gặp lỗi này bạn thực hiện cách khắc phục như sau: Tại giao diện Word bạn chọn thẻ File > Chọn tiếp Options > Tiếp tục chọn mục Proofing > Ở phần When correcting spelling and grammar bạn lựa chọn bỏ tích chọn toàn bộ các ô > Cuối cùng nhấn OK để sửa lỗi dính chữ trong Word là xong.

Lỗi bị khóa không đánh được chữ trong Word

So với lỗi dính chữ thì lỗi bị khóa không đánh được chữ trong Word ít xảy ra hơn. Tuy ít xảy ra nhưng nó rất khó để khắc phục. Lỗi bị khóa không đánh được chữ trong Word do 2 nguyên nhân chính gây nên đó là:

  • Do bạn không sử dụng bộ Office bản quyền.
  • Do người tạo file Word đã chặn không cho người xem khác chỉnh sửa nội dung.

Cách sửa lỗi Word này nhanh chóng nhất đó là: Bạn nhấn vào nút Enable Editing để mở khóa và thao tác được trên file Word.

Khoảng cách giữa từng hàng chữ cách xa nhau

Khoảng cách giữa từng hàng chữ cách xa nhau cũng là lỗi thường gặp trong Word. Đây là một lỗi xảy ra khá phổ biến trong quá trình bạn soạn thảo văn bản. Nguyên nhân gây lỗi chính đó là:

  • Do khoảng cách dòng đặt mặc định quá rộng.
  • Do bạn không may đổi cài đặt khoảng cách.
  • Do bạn copy từ một trang khác hoặc một file Word khác có định dạng dòng cách xa nhau.

Cách khắc phục lỗi này nhanh nhất đó là: Bạn bôi đen đoạn văn bản bị giãn cách dòng > Chọn thẻ Home > Chọn mục Paragraph > Chọn Line & Paragraph Spacing > Chọn lại khoảng cách phù hợp.

Văn bản trong Word bị lỗi font

Lỗi văn bản Word bị lỗi font xuất hiện khi bạn download file từ trên mạng hoặc khi bạn copy dữ liệu từ một máy tính khác. Khi bộ font sử dụng giữa 2 máy tính khác nhau sẽ là nguyên nhân khiến văn bản tải về bị lỗi font chữ.

Cách khắc phục lỗi Word này đơn giản. Bạn chỉ cần sửa font trong Word bằng Unikey. Hoặc bạn có thể bổ sung thêm nhiều bộ font mới để thuận tiện cho việc tải tài liệu từ trên mạng xuống là được. Vô cùng đơn giản và dễ dàng phải không nào!

Kết luận

Trên đây là các lỗi thường gặp trong Word mà chúng tôi tổng hợp được. Bên cạnh việc cung cấp các lỗi thường thấy, bài viết còn gợi ý cách khắc phục giúp bạn có thể dễ dàng sửa lỗi cơ bản và nhanh chóng. Những lỗi Word này bạn sẽ rất dễ gặp phải trong quá trình sử dụng trình soạn thảo Word. Để nắm được nhiều công cụ và thao tác sửa lỗi khác, bạn đừng bỏ lỡ các khóa học Word online trên Unica bạn nhé.

1