Xem thêm

EHS Software: Tất Cả Những Gì Bạn Cần Biết

CEO Hùng PV
Nếu bạn đang tự hỏi "EHS software là gì?" thì bạn đang chuẩn bị thay đổi hoạt động kinh doanh của mình. Hiểu về EHS software, biết sự khác biệt giữa các nhà cung cấp...

Nếu bạn đang tự hỏi "EHS software là gì?" thì bạn đang chuẩn bị thay đổi hoạt động kinh doanh của mình. Hiểu về EHS software, biết sự khác biệt giữa các nhà cung cấp và chọn giải pháp tốt nhất có thể giúp tổ chức của bạn tiết kiệm hàng triệu đô la mỗi năm.

EHS Là Gì? EHS Viết Tắt Của Gì?

EHS viết tắt của từ tiếng Anh "Environment, Health, and Safety" (Môi trường, Sức khỏe, và An toàn). EHS là những gì một tổ chức làm để bảo vệ sức khỏe và an toàn của nhân viên cũng như môi trường - thế giới tự nhiên chúng ta sống.

EHS thường được sử dụng đồng nghĩa với các thuật ngữ như OHS (Occupational Health and Safety - Sức khỏe và An toàn lao động), HSE (Health, Safety, and Environment - Sức khỏe, An toàn, và Môi trường), và SHEQ (Safety, Health, Environment, and Quality - An toàn, Sức khỏe, Môi trường, và Chất lượng). Nó thường được gọi là "safety" (an toàn) hoặc "workplace safety" (an toàn nơi làm việc). Nói chung, chúng ta đang nói về việc đảm bảo an toàn cho mọi người trong quá trình làm việc.

Tại Sao EHS Quan Trọng?

Nếu việc giữ cho con người sống sót và không bị thương tật quan trọng với bạn, thì EHS liên quan đến bạn. Nếu bỏ qua EHS, bạn đang bỏ qua những sinh mạng con người - sinh mạng của nhân viên, khách hàng, nhà thầu, nhà cung cấp, người láng giềng, và thành viên cộng đồng xung quanh.

Tuy nhiên, ngoài việc là việc đúng và đúng pháp luật, còn có lợi ích kinh doanh khi các nhóm lãnh đạo đầu tư vào môi trường, sức khỏe, và an toàn. Một cách khác để nghĩ về EHS là về quản lý rủi ro hoặc quản lý thiệt hại. Rủi ro có thể là nguy cơ rơi từ thang, tai nạn với xe nâng, hỏa hoạn, đại dịch, hoặc điều gì đó khác. Thiệt hại có thể là mất mạng hoặc mất kinh doanh. Mục tiêu của EHS là loại bỏ rủi ro và ngăn chặn thiệt hại - hoặc nếu không thể, giải quyết tình huống nhanh chóng, hoàn toàn và hiệu quả về mặt kinh phí.

Nếu bạn muốn tránh những điều trên, bạn cần ưu tiên EHS - và bạn cần đầu tư vào phần mềm quản lý rủi ro EHS.

Tại Sao Phần Mềm Quan Trọng?

Trong nhiều năm, các tổ chức không có lựa chọn nào ngoài việc quản lý EHS bằng cách thủ công. Mỗi khi một công nhân bị thương hoặc bị bệnh, mỗi khi một doanh nghiệp gây ô nhiễm môi trường, ai đó phải kiểm tra công việc một cách cẩn thận, đánh giá thiệt hại, tra cứu các chính sách của công ty và tài liệu quy định, và ghi lại sự cố bằng tay. Hồ sơ giấy được lưu trữ trong bảng tính và tủ hồ sơ. Thông tin quan trọng phải được tìm kiếm từ những cuốn hồ sơ, giả sử nó đang được ghi lại ở bất cứ đâu; thường thì nguồn thông tin duy nhất là trí óc của một người.

Điều này làm cho việc đảm bảo tính hiển thị và sự nhất quán của EHS trở nên gần như không thể thực hiện qua các thời gian, phòng ban và địa điểm. Hiếm khi có cách đáng tin cậy để theo dõi rủi ro và tuân thủ, chẳng hạn còn chưa nói đến việc cải thiện hiệu suất. Mọi người và nhóm có thể đang tuân theo các phiên bản khác nhau của các quy định và chính sách. Không phải ai cũng trải qua cùng một khóa đào tạo. Các nhiệm vụ có thể không được hoàn thành trong một thời gian dài. Các rào cản có khắp mọi nơi. Quá thường xuyên, nếu một quản lý an toàn rời công ty hoặc vắng mặt, nhân viên khác phải thay thế và tìm hiểu vấn đề, dẫn đến các sự trì hoãn và lỗi có thể gây nguy hiểm tính mạng trong việc đáp ứng và báo cáo vụ việc.

Một số công ty vẫn thực hiện những điều trên theo cách thủ công, hoặc vì họ nghĩ rằng đó là lựa chọn duy nhất của họ hoặc vì họ cho rằng phần mềm tuân thủ EHS quá đắt đỏ và không đáng giá chi phí. Rất tiếc, các công ty này đang đặt nhân viên và hiệu suất kinh doanh của mình vào nguy cơ.

Trong năm 2020, EHS phức tạp hơn bao giờ hết. Và nó ngày một phức tạp hơn nhờ vào luồng liên tục của các công nghệ mới, quy định, hướng dẫn và thực tế của hoạt động kinh doanh.

Phần mềm quản lý EHS giúp bạn dễ dàng kiểm soát tất cả mọi thứ.

Phần Mềm EHS Làm Gì? Làm Việc Như Thế Nào?

Phần mềm EHS chuẩn hóa, đơn giản hóa và tự động hóa các hoạt động về môi trường, sức khỏe và an toàn. Nó đưa tất cả dữ liệu và hoạt động chương trình EHS của bạn vào một vị trí duy nhất, tổng quát, giúp bạn thấy công việc diễn ra như thế nào, tham khảo thông tin quy định và chính sách, và thực hiện các hành động chỉ trong vài cú nhấp chuột. Điều này giảm thiểu khoảng trống và sai sót, cũng như công việc bận rộn và đoán định. Bạn không cần phải dành thời gian tìm kiếm các biểu mẫu, chạy quanh kiểm tra mọi thứ liên tục, hoặc mất ngủ lo lắng liệu nhân viên có tuân thủ các quy định và giữ an toàn không.

Hệ thống EHS dựa trên phần mềm biến các quy trình sau thành dễ dàng và chính xác nhất có thể:

  • Quản lý vụ việc
  • Giao nhiệm vụ sửa chữa và phòng ngừa
  • Ghi chép giảm thiểu việc nhập dữ liệu
  • Quản lý bảng thông tin an toàn (SDS)
  • Đào tạo nhân viên
  • Báo cáo
  • Phân tích sự cố và xu hướng
  • Kiểm tra và kiểm tra định kỳ

Ngoài khả năng tiết kiệm thời gian và giảm sai sót, các hệ thống EHS giúp ra quyết định tốt hơn. Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi chi tiêu và nơi bạn tiêu tiền cùng với các nhóm và quy trình đang thiếu sót: Có các phương pháp an toàn, tuân thủ và an toàn cụ thể mà nhân viên đang gặp khó khăn? Có các bộ phận hoặc nhóm cụ thể đang chậm tiến trình?

20 Việc Bạn Có Thể Dễ Dàng Thực Hiện Với Phần Mềm Sức Khỏe & An Toàn

  1. Tiến hành kiểm tra cơ sở.
  2. Ghi lại tất cả các vụ thương tích, bệnh và tai nạn liên quan đến công việc.
  3. Sử dụng dữ liệu để tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ và ngăn chặn các sự cố trong tương lai.
  4. Tra cứu kết quả của các cuộc quan sát an toàn định kỳ.
  5. Ghi lại cuộc họp ban an toàn.
  6. Giao nhiệm vụ cho công nhân để sửa chữa thiết bị bị hỏng.
  7. Xem tất cả các vấn đề EHS đang mở trong thời gian thực.
  8. Theo dõi các nhiệm vụ đã được giao.
  9. Nhận thông báo khi các nhiệm vụ được hoàn thành hoặc quá hạn để đảm bảo tuân thủ quy định.
  10. Quản lý các vụ bồi thường cho công nhân.
  11. Đào tạo nhân viên mới.
  12. Tiến hành đào tạo nâng cao hàng năm.
  13. Kiểm tra hồ sơ đào tạo.
  14. Nhận cập nhật về các quy định mới và thay đổi quy luật.
  15. Giảng dạy nhân viên về các cập nhật quy định.
  16. Điền vào các biểu mẫu OSHA 300, 300A và 301.
  17. Xem kho chất hóa học của bạn.
  18. Tìm và đối phó với thông tin SDS bị thiếu.
  19. Đánh giá tình trạng trang thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE).
  20. Tạo báo cáo tuân thủ.

Tại Sao Nên Sử Dụng Phần Mềm EHS?

Có vô số lý do, dưới đây chỉ là một số lý do:

Bạn sẽ cải thiện năng suất và hiệu quả. Đối với một điều, ít tai nạn có nghĩa là ít gián đoạn, ít giờ làm việc bị mất, và ít ngày không đi làm. Hơn nữa, phần mềm này loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết, giúp những chuyên gia về an toàn và tuân thủ có nhiều thời gian tập trung vào những điều quan trọng hơn.

Bạn sẽ đưa ra quyết định thông minh hơn. Với dữ liệu chi tiết và cập nhật đến từng phút, bạn có thể tập trung vào các vấn đề hiện tại và sửa chúng trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn. Bạn cũng có thể theo dõi những chương trình hoạt động và áp dụng các yếu tố của những chương trình đó vào các lĩnh vực cần cải thiện.

Bạn sẽ tránh những đau đầu liên quan đến tuân thủ. Các hoạt động như kiểm tra và báo cáo OSHA có thể là một cơn đau đầu, cả về thời gian và tiền bạc. Phần mềm EHS giúp bạn dễ dàng giữ cho các nhà điều tra và các cơ quan quản lý hài lòng - mà không cần làm việc với bảng tính trong nhiều giờ.

Bạn sẽ có được lợi thế cạnh tranh. Tuyển dụng, giữ chân, uy tín và tinh thần là tất cả những kết quả tự nhiên của một hệ thống quản lý EHS tốt. Ngoài ra, khoản tiền bạn tiết kiệm bằng cách tránh các sự cố và tự động hóa tuân thủ có thể được sử dụng để cải thiện sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình kinh doanh - hoặc được truyền đến khách hàng hoặc khách hàng của bạn dưới dạng tiết kiệm ban đầu.

Ai Sử Dụng Phần Mềm EHS?

Các công ty từ các quy mô và ngành công nghiệp khác nhau phụ thuộc vào phần mềm quản lý EHS để quản lý các quy trình an toàn và tuân thủ chính của họ. Nói chung, càng lớn và càng phải tuân thủ nghiêm ngặt một tổ chức, thì việc sử dụng phần mềm quản lý an toàn càng quan trọng.

Dưới đây là một số ví dụ về các tổ chức đặt sự an toàn công nghiệp hàng đầu và thường xuyên sử dụng phần mềm EHS:

  • Công nghiệp sản xuất
  • Thực phẩm và đồ uống
  • Giao thông vận tải
  • Nhà kho và phân phối
  • Xây dựng
  • Ô tô
  • Dầu và khí
  • Công nghiệp điện
  • Công nghệ
  • Kỹ thuật
  • Lâm nghiệp và nông nghiệp
  • Y khoa
  • Hàng không vũ trụ và hàng không
  • Khai thác mỏ
  • Bán lẻ

Chi Phí Phần Mềm EHS Như Thế Nào?

Giá trị và cấu trúc chi phí của các giải pháp phần mềm EHS dao động rất lớn. Ở mức thấp là các hệ thống có giá vài ngàn đô la; ở mức cao, tổ chức có thể trả hàng triệu đô la.

Các giải pháp thông thường được cung cấp qua mô hình phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), trong đó người dùng trả phí đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm để truy cập phần mềm.

Một số giải pháp được đóng gói lại với nhãn hiệu riêng của những người không phải là nhà cung cấp công nghệ thực sự. Ví dụ, một công ty phần mềm EHS có thể bán giải pháp của mình cho một nhà môi giới bảo hiểm thương mại, người đặt nhãn công nghệ và cung cấp nó cho khách hàng của họ như một phần của gói bảo hiểm hoặc là một sản phẩm bổ sung.

Tuy nhiên, bất kể chi phí hoặc mô hình định giá, những người mới sử dụng phần mềm an toàn trực tuyến thường có cùng một câu hỏi cốt lõi: Giá trị của phần mềm EHS có đáng?

Dù câu trả lời có thể khác nhau đối với từng giải pháp, nhưng hầu hết các giải pháp phần mềm EHS đều đáng giá. Bất kỳ giải pháp phần mềm EHS nào cũng tốt hơn không có gì cả.

Tuy nhiên, quan trọng là tìm giải pháp phù hợp với tổ chức của bạn và phù hợp với các yêu cầu của bạn.

Dưới đây là một số yếu tố mà bạn nên chú ý khi xem xét các giải pháp cạnh tranh:

  • Chi phí
  • Truy cập di động
  • Dễ sử dụng
  • Chất lượng đào tạo
  • Tùy chỉnh
  • Mức hỗ trợ

Nhiều nhà cung cấp hệ thống quản lý EHS sẽ hợp tác chặt chẽ với bạn để cấu hình giải pháp và chạy nó tại tổ chức của bạn. Một số công ty (bao gồm KPA) kết hợp công nghệ của họ với các dịch vụ tư vấn, tùy chỉnh mọi thứ cho khách hàng. Điều này là bản chất của việc kinh doanh nếu nhà cung cấp phần mềm mong đợi bạn sử dụng giải pháp của họ mà không có quá nhiều sự hỗ trợ, hãy coi đó là một dấu hiệu đỏ.

Tuy nhiên, ngay cả trong các đối tác gần gũi giữa nhà cung cấp và người dùng, cũng có thể xảy ra những thất bại. Một công ty mua một giải pháp phần mềm và không có gì thay đổi. Sự cố vẫn tiếp diễn, nhân viên không được đào tạo đều đặn, và nhiều điều khác. Điều này hầu như luôn là vấn đề về việc triển khai hơn là vấn đề với công nghệ chính nó. Lãnh đạo tổ chức can thiệp quá nhanh, đặt mục tiêu không thực tế hoặc cho rằng hệ thống mới "chỉ cần hoạt động" với ít cấu hình và sự tham gia của con người.

Làm Thế Nào Đánh Giá Một Giải Pháp Phần Mềm EHS: 4 Câu Hỏi Cần Đặt

Cuối cùng, phần mềm EHS tốt nhất là nhân viên tâm trí. Nó tạo ra kết quả an toàn tốt hơn vì nó dễ sử dụng và mọi người đều có động lực sử dụng nó. Nói cách khác, một hệ thống phải được xây dựng cho lực lượng lao động của bạn. Nếu nó quá phức tạp, không thuận tiện hoặc không trực quan - nếu nó không phù hợp với quy trình công việc hiện có của họ - họ sẽ không sử dụng nó.

Để xác định xem một giải pháp có phù hợp với nhân viên của bạn hay không, hãy đặt các câu hỏi sau:

  1. Nó dễ sử dụng không?
  2. Nhân viên có thể áp dụng vào công việc hàng ngày một cách dễ dàng không?
  3. Nó cung cấp giá trị cho nhân viên không?
  4. Nó phù hợp với công việc của nhân viên không?

Bắt Đầu Với Phần Mềm EHS

Dưới đây là cách triển khai công nghệ EHS để tối đa hóa việc sử dụng và giảm thiểu sự bất mãn:

  1. Tập hợp tất cả thông tin EHS hiện có của bạn. Nếu bạn không biết bạn bắt đầu từ đâu, bạn không thể định rõ bạn đang đi đến đâu. Trước khi bạn nói lời chia tay với các tập tin và bảng tính, bạn cần phải thu thập dữ liệu của chúng. Hãy xem như một cuộc săn kho báu - một nhiệm vụ để tìm kiếm và tìm thấy tất cả những thông tin EHS sâu kín đó. Hãy nhớ rằng một số thông tin này có thể không tồn tại trong các tệp sẵn có. Đôi khi nó được giữ trong két của một nhân viên duy nhất, hoặc bị khóa trong bộ nhớ tổ chức của bạn.

  2. Phát triển kế hoạch triển khai và thời gian hợp lý. Nói chung, các dự án thất bại vì hai lý do: hoặc quá lớn đến mức không thể, hoặc quá mơ hồ. Bạn không thể biến các quy trình EHS của tổ chức thành một ngày hoặc một tuần. Một kế hoạch với mốc thời gian 90 ngày là hợp lý hơn - nhưng tổ chức của bạn có thể cần nhiều thời gian hơn tùy thuộc vào tình hình hiện tại của bạn.

  3. Có một kế hoạch dự án tốt. Sau khi phân tích và định rõ dự án, chia nhỏ nó thành các mục tiêu quản lý, có thể đo lường được. Các thành viên trong nhóm sẽ cần đồng ý với các mục tiêu này và tự giác thực hiện nhiệm vụ của mình. Mọi người cần biết những gì họ phải làm và khi nào, cũng như thứ tự của nhiệm vụ trong lịch trình dự án tổng thể. Thường thì, bạn sẽ cần người chịu trách nhiệm dự án. Ví dụ, bạn có thể giao cho một người thu thập các danh sách kiểm tra khác nhau, một người quản lý đăng ký người dùng, một người đào tạo lực lượng lao động về cách sử dụng hệ thống, và một người chuyển đổi tài liệu giấy thành các công cụ trực tuyến cho kiểm tra và quản lý sự cố. Thủ tục, lịch trình và vai trò khác nhau giữa các tổ chức - không có kích cỡ đơn vị duy nhất phù hợp với tất cả. Nhưng dù có hình dạng nào, kế hoạch cần phù hợp với mục tiêu và nguồn lực đối với tổ chức lớn hơn.

  4. Đảm bảo sự ủng hộ từ lãnh đạo. Việc tài trợ cấp cao cho hệ thống quản lý EHS mới là bắt buộc. Đó là có lẽ yếu tố quan trọng nhất trong thành công hoặc thất bại của việc triển khai. Một tuyên bố từ CEO hoặc phó chủ tịch điều hành không đủ. Một người lãnh đạo phải sẵn lòng tham gia vào các cuộc họp, loại bỏ các rào cản và chứng minh sự sở hữu của họ đối với hệ thống.

Để đảm bảo người sử dụng cuối cùng thực sự sử dụng hệ thống mới, quan trọng phải nhìn xa hơn phòng an toàn. Tài trợ của người lãnh đạo mạnh nhất khi đến từ một người không có "an toàn" trong chức danh công việc của họ. Khi một tổng giám đốc hoặc phó giám đốc vận hành cho biết rằng hệ thống mới là một sáng kiến quan trọng, những người khác sẽ lắng nghe.

Các nhóm chức năng và sự tài trợ có thể giúp phá vỡ các rào cản cho các phòng ban khác hiểu tại sao sự thay đổi đang diễn ra. Điều quan trọng là truyền đạt rằng an toàn quan trọng và dễ thực hiện.

Phần Mềm EHS Hàng Đầu Của Ngành Từ KPA

KPA là nhà cung cấp hàng đầu về phần mềm và dịch vụ tuân thủ EHS và lực lượng lao động cho các công ty vừa và nhỏ. KPA kết hợp phần mềm đám mây sáng tạo, đào tạo trực tuyến và dịch vụ kiểm tra tại chỗ để giúp hơn 10.000 địa điểm khách hàng đạt tuân thủ quy định, kiểm soát rủi ro, bảo vệ tài sản và giữ chân nhân tài hàng đầu. Với các giải pháp của chúng tôi, bạn có thể tuyển dụng, đón một lần, giáo dục và thông báo cho nhân viên của bạn từ một nơi duy nhất để đảm bảo sự tham gia đầy đủ vào văn hóa an toàn và tuân thủ của bạn.

KPA EHS: Động Lực Của Chương Trình Tuân Thủ Của Bạn

Với KPA EHS, bạn có thể...

  • Tự động hóa các quy trình thủ công. Với nền tảng phần mềm EHS và tuân thủ lực lượng lao động của KPA, bạn sẽ dành ít thời gian cho giấy tờ, bảng tính và báo cáo và có nhiều thời gian hơn để làm việc tại hiện trường với nhóm của bạn: tiến hành kiểm tra, kiểm toán, cuộc họp an toàn và đào tạo nhân viên.

  • Giảm tổng chi phí rủi ro. Tai nạn và chấn thương lao động, chi phí bảo hiểm và chi phí bồi thường đều làm tăng tổng chi phí rủi ro của bạn. KPA giúp bạn kiểm soát các chi phí này bằng cách giữ cho lực lượng lao động tuân thủ các tiêu chuẩn quy định của OSHA, EPA, Bộ Lao động, Bộ Giao thông và các cơ quan quản lý khác, ngoài việc giảm rủi ro cho lực lượng lao động của bạn.

  • Quản lý an toàn trên một nền tảng toàn diện. Trong Vera EHS, nhân viên đăng nhập vào giao diện thân thiện với người dùng và hoàn thành đào tạo về an toàn, truy cập các bảng thông tin an toàn, đọc và hiểu các chính sách, và báo cáo sự cố và tai nạn. Quản lý có thể theo dõi kết quả kiểm tra, hồ sơ đào tạo của nhân viên, vụ tai nạn và tình trạng tuân thủ tổng thể. Quản lý an toàn có thể thực hiện kiểm toán và các hành động sửa chữa sau đó và xem tổng hợp các hoạt động này để so sánh qua các phòng ban hoặc cơ sở.

Kết Luận

Phần mềm EHS là một công cụ quan trọng để quản lý môi trường, sức khỏe và an toàn trong mọi tổ chức. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc giữ cho nhân viên và môi trường sống trong an toàn, đồng thời giúp tổ chức tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro. Với các tính năng tốt nhất và hỗ trợ từ các nhà cung cấp hàng đầu như KPA, bạn có thể tận dụng toàn bộ tiềm năng của phần mềm EHS để đạt được thành công và giữ vững danh tiếng của bạn.

1