Hình ảnh: Pexels
Với sự gia tăng của giao dịch điện tử, phần mềm quét hóa đơn đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp mong muốn tự động hóa và tối ưu các quy trình thanh toán phải trả. Việc lựa chọn phần mềm quét hóa đơn phù hợp với mục tiêu của bạn có thể mất thời gian do sự đa dạng của các giải pháp trên thị trường.
Bài viết này sẽ trình bày tất cả những gì bạn cần biết về việc chọn lựa phần mềm quét hóa đơn tốt nhất năm 2023 và đánh giá một số giải pháp hàng đầu hiện có. Chúng ta cũng sẽ khám phá những yếu tố cần xem xét khi so sánh các giải pháp tự động hoá hóa đơn. Hãy sẵn sàng để đưa ra quyết định thông minh về máy quét hóa đơn tiếp theo của bạn.
Hóa đơn quét là gì?
Hóa đơn quét là một công nghệ xử lý số được sử dụng để quét và trích xuất dữ liệu tài chính từ hóa đơn, chẳng hạn như tên nhà cung cấp, tổng số tiền phải trả, loại tiền tệ và ngày hóa đơn. Các giải pháp quét hóa đơn thường là một sản phẩm phần mềm riêng lẻ hoặc là một phần của bộ phần mềm tự động hoá thanh toán phải trả.
Lợi ích từ việc quét hóa đơn
Với việc trích xuất dữ liệu tự động và chính xác, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực bằng cách giảm quy trình xử lý hóa đơn thủ công, loại bỏ sai sót của con người và đảm bảo tính chính xác trong dữ liệu tài chính. Điều này cũng giúp giảm chi phí liên quan đến gửi thư, in ấn, lưu trữ dữ liệu hóa đơn giấy.
Ngoài ra, máy quét hóa đơn tích hợp mượt mà quy trình thanh toán phải trả với các hệ thống khác, chẳng hạn như hệ thống ERP, cho phép theo dõi tài liệu và thanh toán theo thời gian thực. Ngoài những lợi ích về tiết kiệm tiền và hiệu quả hoạt động, quét hóa đơn còn giúp bảo vệ môi trường hơn so với quy trình xử lý thủ công.
Tiêu chí chọn lựa phần mềm quét hóa đơn tốt nhất
Hình ảnh: Pexels
Khi chọn phần mềm quét hóa đơn phù hợp cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn, có một số tiêu chí cần xem xét. Hãy xem xét những yếu tố sau đây:
Chi phí và mô hình giá cả
Trong khi việc chọn lựa lựa chọn giá rẻ là hấp dẫn, quan trọng để nhớ rằng điều này có thể không cung cấp cho tổ chức của bạn những kết quả lâu dài như một lựa chọn đắt hơn. Thay vào đó, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ các mô hình giá cả có sẵn (ví dụ: trả phí theo lượt quét / đăng ký hàng tháng) và xem loại mô hình nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Cũng đáng xem xét những phí bổ sung có thể được bao gồm, chẳng hạn như phí hỗ trợ khách hàng hoặc phí bảo trì. Bằng cách xem xét cả chi phí ban đầu và những khoản phí phụ thêm tiềm năng, bạn có thể đảm bảo rằng bạn chọn một giải pháp quét hóa đơn hiệu quả vừa túi tiền trong ngắn hạn và phù hợp cho việc sử dụng lâu dài theo thời gian.
Tính năng, chức năng và tính sử dụng
Các tính năng như tự động chụp dữ liệu và cập nhật theo thời gian thực có thể giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán phải trả và tăng tính chính xác của dữ liệu tài chính. Ngoài ra, bạn cần tìm kiếm một giải pháp cung cấp giao diện người dùng trực quan hoặc tính năng như kéo và thả để sử dụng dễ dàng.
Cũng quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống kế toán tương thích với các hệ thống quản lý hiện tại để tất cả các phòng ban có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết. Bằng cách xem xét tất cả những yếu tố này, bạn sẽ có thể tìm thấy phần mềm quét hóa đơn phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn trong khi vẫn đảm bảo hiệu suất chất lượng.
Tự động hoá và tùy chọn tích hợp
Hình ảnh: Pexels
Khi chọn một giải pháp, hãy kiểm tra xem khả năng tích hợp là gì, vì điều này có thể cải thiện đáng kể hiệu suất và năng suất trong quy trình thanh toán phải trả.
Ngoài ra, các tính năng tự động hoá như quy trình làm việc tùy chỉnh dựa trên nguyên tắc hoặc quyết định dựa trên trí tuệ nhân tạo có thể giúp tối ưu hóa quy trình mà không cần can thiệp thủ công.
Bằng cách đánh giá đúng những tính năng này và xem xét ảnh hưởng của chúng đối với khả năng mở rộng và sử dụng lâu dài, bạn có thể quyết định phần mềm quét hóa đơn nào là phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Bảo mật và tuân thủ quy định
Phần mềm quét hóa đơn của bạn phải tuân thủ tất cả các quy định về quyền riêng tư dữ liệu và quy định về an ninh cụ thể của ngành. Tìm kiếm một giải pháp cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập người dùng, mã hóa dữ liệu trong quá trình truyền và lưu trữ, thực hiện xác thực hai yếu tố và cung cấp các hồ sơ kiểm toán toàn diện về hoạt động.
Cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm có một lịch sử tuân thủ với các quy định về GDPR, quản lý dữ liệu và báo cáo tài chính. Bằng cách đánh giá cẩn thận các tính năng bảo mật của một giải pháp trước khi đầu tư vào nó, bạn có thể đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn tuân thủ các quy định hiện tại và thông tin của bạn an toàn khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài.
Đánh giá 10 giải pháp quét hóa đơn hàng đầu
Có hàng chục lựa chọn phần mềm, mỗi lựa chọn đều có các tính năng và khả năng riêng. Để giúp quá trình dễ dàng hơn, chúng tôi đã tổng hợp danh sách những phần mềm quét hóa đơn hàng đầu trên thị trường hiện nay. Dù bạn đang tìm kiếm một hệ thống cấp doanh nghiệp hay cần một giải pháp để bắt đầu nhanh chóng, hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu giải pháp nào phù hợp nhất với bạn.
1. Envoice
Hình ảnh: Envoice.eu
Tổng quan & Tính năng
Envoice là một phần mềm xử lý hóa đơn sáng tạo, mang đến một bộ tính năng và khả năng mạnh mẽ để giúp tối ưu hóa và tự động hoá quy trình phải trả. Với Envoice, bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi dữ liệu hóa đơn giấy thành tài liệu số, sau đó gửi trực tiếp đến phòng ban liên quan để xử lý.
Envoice cũng cung cấp công cụ mạnh mẽ để quản lý nhà cung cấp, theo dõi thanh toán và tạo báo cáo tùy chỉnh theo thời gian thực.
Envoice được tích hợp các giao thức bảo mật toàn diện bao gồm lưu trữ dữ liệu an toàn, xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu điểm đầu cuối và nhiều hơn nữa. Dù bạn đang tìm một giải pháp thanh toán phải trả toàn diện hoặc cần một số trợ giúp thêm để tổ chức và xử lý dữ liệu hóa đơn, Envoice là một trong những công cụ kế toán tốt nhất trên thị trường năm 2023.
Giá cả
Envoice cung cấp nhiều gói giá để đáp ứng nhu cầu của bạn. Gói tiêu chuẩn của họ được thiết kế cho doanh nghiệp nhỏ. Nó bao gồm một số tính năng cơ bản, bao gồm quét hóa đơn, theo dõi thanh toán, mẫu hóa đơn, báo cáo tùy chỉnh và nhiều hơn nữa, tất cả chỉ với một khoản phí hàng tháng rẻ hơn 5,40 đô la.
Đối với các tổ chức lớn hơn, gói doanh nghiệp của họ cung cấp truy cập vào các tính năng tiên tiến như không giới hạn không gian lưu trữ, thanh toán nhà cung cấp tự động, xử lý hàng loạt và tích hợp tùy chỉnh với 10,70 đô la hàng tháng.
Envoice cung cấp các dịch vụ bổ sung như trích xuất dữ liệu và tạo, gửi và xuất bản tự động hóa hóa đơn mà bạn có thể sử dụng mà không phải trả thêm phí hàng tháng, chỉ với giá rẻ 0,22 đô la cho mỗi tài liệu.
Dù tổ chức của bạn nhỏ hay lớn thế nào hoặc quy trình phải trả của bạn phức tạp như thế nào, Envoice có thể mở rộng, an toàn và tuân thủ các tiêu chuẩn ngành, làm cho nó phù hợp cho cả các dự án quy mô nhỏ và lớn.
2. Kofax
Tổng quan & Tính năng
Với Kofax, doanh nghiệp có thể nhanh chóng số hóa tài liệu, tự động hóa các quy trình thủ công, tạo tích hợp tùy chỉnh và tối ưu quá trình tương tác với khách hàng. Kofax cung cấp nhiều sản phẩm và dịch vụ giúp tổ chức quản lý hoạt động hiệu quả và tăng năng suất. Kofax đã là đối tác đáng tin cậy cho nhiều doanh nghiệp mong muốn tăng năng suất và giảm chi phí.
Giá cả
Các gói tiêu chuẩn của Kofax bao gồm các tính năng cơ bản như quét tài liệu và xử lý dữ liệu tự động, trong khi các gói cao cấp của họ cung cấp truy cập vào các tính năng tiên tiến.
Ngoài ra, Kofax có nhiều dịch vụ bổ sung như dịch vụ quản lý và các giải pháp tương tác khách hàng, có thể được mua riêng lẻ.
3. Docsumo
Tổng quan & Tính năng
Bằng cách tận dụng các thuật toán học máy tiên tiến, Docsumo có thể nhanh chóng và chính xác trích xuất dữ liệu có cấu trúc và không cấu trúc từ tài liệu và loại bỏ quy trình nhập dữ liệu bằng tay. Docsumo cung cấp một giải pháp toàn diện cho nhu cầu xử lý tài liệu, từ tự động hóa quy trình tiếp nhận đến việc quét hóa đơn.
Giá cả
Docsumo cung cấp một mô hình giá tùy chỉnh với các gói khác nhau phù hợp với các doanh nghiệp khác nhau. Gói khởi đầu của họ có giá 500 đô la mỗi tháng và phù hợp với các nhóm làm việc nhỏ cần các tính năng xử lý tài liệu cơ bản. Trong khi đó, gói chuyên nghiệp cung cấp các tính năng tiên tiến hơn như trích xuất dữ liệu hàng loạt và tích hợp quy trình làm việc, với giá 10.000 đô la mỗi tháng.
4. Nanonets
Tổng quan & Tính năng
Với giao diện thân thiện với người dùng, bạn có thể dễ dàng tạo ra các mô hình học sâu để nhận diện hình ảnh, phát hiện đối tượng và nhiều hơn nữa mà không cần kiến thức về lập trình. Nanonets cũng cung cấp các API để tích hợp các mô hình học máy vào ứng dụng hiện có của bạn.
Cuối cùng, bảng điều khiển trực quan của nó cho phép bạn theo dõi độ chính xác của mô hình của bạn và theo dõi các số liệu như thời gian huấn luyện và kích thước mô hình. Với những tính năng toàn diện này, Nanonets là một giải pháp lý tưởng cho bất kỳ ai muốn xây dựng các ứng dụng trí tuệ nhân tạo mạnh mẽ.
Giá cả
Nanonets có giá hàng tháng 499 đô la hoặc 1 cent cho mỗi tài liệu.
5. Rossum
Tổng quan & Tính năng
Rossum là một nền tảng trí tuệ nhân tạo cho phép người dùng nhanh chóng trích xuất dữ liệu từ bất kỳ loại tài liệu nào, mang lại kết quả chính xác và hiệu quả. Nó sử dụng các thuật toán trí tuệ nhân tạo để tự động đọc và hiểu tài liệu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách loại bỏ quy trình nhập dữ liệu bằng tay.
Ngoài ra, Rossum cung cấp các tính năng tiên tiến như theo dõi lịch sử kiểm tra và so sánh tài liệu, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác trong quy trình của họ.
Giá cả
Rossum cung cấp nhiều gói giá khác nhau từ dùng thử miễn phí cho đến các giải pháp cấp doanh nghiệp. Giá phụ thuộc vào hai yếu tố - khối lượng tài liệu bạn nhận được và sự kết hợp cụ thể của tính năng bạn quan tâm. Bạn cần điền vào một biểu mẫu yêu cầu để thảo luận về giá cả.
6. Hyperscience
Tổng quan & Tính năng
Nền tảng tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn dựa trên đám mây này giúp các tổ chức giảm công việc nhập liệu thủ công và tăng tốc quá trình xử lý tài liệu. Nó sử dụng học máy để chụp, xác nhận và trích xuất dữ liệu từ bất kỳ tài liệu nào, cho phép doanh nghiệp thu được thông tin giá trị trong thời gian thực.
Giá cả
Hyperscience cung cấp nhiều gói giá cho các doanh nghiệp có kích thước khác nhau. Gói cơ bản nhất bắt đầu từ 500 đô la/tháng và bao gồm việc xử lý tài liệu lên đến 1 triệu tài liệu mỗi tháng.
7. Google Document AI
Tổng quan & Tính năng
Google Document AI là một bộ công cụ học máy được thiết kế để giúp tổ chức quản lý tài liệu một cách thông minh. Nó cho phép người dùng tìm kiếm, trích xuất và phân loại thông tin tự động từ hàng loạt tài liệu lớn trong thời gian thực. Với Google Document AI, người dùng có thể nhanh chóng xác định mẫu và mối quan hệ có ý nghĩa giữa các tài liệu, quét hóa đơn, tự động gắn thẻ và nhóm các tài liệu cùng loại và có được những hiểu biết quý giá từ dữ liệu của mình.
Nền tảng cũng có các tính năng mạnh mẽ như mã hóa cho dữ liệu nhạy cảm, xử lý và chia sẻ tài liệu an toàn và kết nối với các dịch vụ Google Cloud khác.
Giá cả
Google Document AI cung cấp các gói giá linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của tất cả các tổ chức. Giá là 1,50 đô la cho mỗi 1.000 trang, với các khoản phí bổ sung cho lưu trữ và xử lý tài liệu. Khách hàng cấp doanh nghiệp có thể được áp dụng giá tùy chỉnh, bao gồm giảm giá cho một số dịch vụ cụ thể.
8. Amazon Textract
Tổng quan & Tính năng
Amazon Textract là một dịch vụ học máy dựa trên đám mây cho phép tổ chức nhanh chóng và chính xác trích xuất dữ liệu từ tài liệu. Nó tự động nhận dạng các trường biểu mẫu, văn bản và bảng trong tài liệu như tài liệu PDF, tài liệu được quét và hình ảnh.
Nó cũng hỗ trợ các bố cục phức tạp như dữ liệu hóa đơn, hợp đồng và biểu mẫu yêu cầu. Amazon Textract sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để phát hiện các ký tự trong hình ảnh đầu vào và biến chúng thành văn bản có thể đọc được bằng máy.
Giá cả
Amazon Textract cung cấp giá tính theo sử dụng mà không có phí trước. Dịch vụ được tính theo số lượng tài liệu được xử lý, từ một vài nghìn tài liệu mỗi tháng đến hàng triệu tài liệu. Có thể áp dụng các khoản phụ thu phụ thuộc vào tính năng trích xuất dữ liệu, dịch, mô hình học máy tùy chỉnh và các dịch vụ khác. Có sẵn các giảm giá cho cam kết dài hạn hoặc việc sử dụng với khối lượng lớn.
9. Xtracta
Tổng quan & Tính năng
Với Xtracta, bạn có thể dễ dàng tạo hồ sơ kỹ thuật kỷ luật chính xác để truy xuất và phân tích nhanh chóng. Phần mềm được thiết kế để mở rộng, cho phép bạn mở rộng theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, Xtracta cung cấp thông tin thời gian thực thông qua bộ công cụ phân tích tích hợp, giúp bạn có cái nhìn mạnh mẽ về hoạt động và ra quyết định tốt hơn ngay lập tức.
Giá cả
Giá của Xtracta phụ thuộc vào các tính năng và loại tài liệu bạn cần quét. Ngoài ra, Xtracta còn cung cấp giảm giá cho đơn đặt hàng số lượng lớn và thời gian dùng thử miễn phí để bạn có thể thử nghiệm phần mềm trước khi mua.
10. Docparser
Tổng quan & Tính năng
Docparser được trang bị các tính năng giúp bạn dễ dàng trích xuất dữ liệu từ các tài liệu số. Nó hỗ trợ tất cả các loại tài liệu chính, bao gồm PDF, Word Docs và nhiều hơn nữa, và có thể nhận dạng chính xác và trích xuất các trường dữ liệu từ ngay cả các hóa đơn phức tạp nhất.
Ngoài ra, Docparser cung cấp các công cụ tự động hóa mạnh mẽ cho việc xử lý dữ liệu hàng loạt và một API cho tích hợp tùy chỉnh. Cuối cùng, Docparser cung cấp một bảng điều khiển trực quan để xem xét dữ liệu đã trích xuất và theo dõi kết quả trích xuất.
Giá cả
Docparser cung cấp một loạt các gói giá để phù hợp với các ngân sách và nhu cầu kinh doanh khác nhau. Gói cơ bản của họ bắt đầu từ 49 đô la mỗi tháng, với giảm giá dành cho các tổ chức lớn cần các tính năng tiên tiến hơn. Gói chuyên nghiệp bao gồm các tính năng bổ sung như định dạng xuất tùy chỉnh và truy cập API với giá 99 đô la mỗi tháng.
Những yếu tố cần xem xét khi chọn một giải pháp quét hóa đơn
Hình ảnh: Pexels
Khi đánh giá các giải pháp kế toán khác nhau có sẵn, quan trọng để xem xét tất cả các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai. Đây là một số yếu tố doanh nghiệp cần xem xét khi chọn một phần mềm xử lý hóa đơn:
Xác định mục tiêu và mục tiêu
Trước khi chọn một phần mềm quét hóa đơn, điều quan trọng là phải xem xét những nhu cầu của tổ chức của bạn, chẳng hạn như độ chính xác, tốc độ, khả năng mở rộng, hiệu quả chi phí và bảo mật dữ liệu.
Trước khi đưa ra quyết định, bạn nên xác định những vấn đề cụ thể mà bạn đang cố gắng giải quyết với phần mềm. Bạn có đang tìm cách tự động hóa nhập dữ liệu thủ công? Bạn cần cải thiện quy trình thanh toán phải trả của tổ chức? Bằng cách xác định các nhu cầu và vấn đề cụ thể của mình, bạn có thể thu hẹp danh sách các phần mềm quét hóa đơn phù hợp với các mục tiêu kinh doanh của bạn.
Bạn cũng nên xem xét xem việc triển khai thành công một giải pháp cụ thể có thể mang lại lợi ích cho các khu vực khác của tổ chức. Hiểu rõ những cải tiến ngay lập tức có thể đem lại và đề ra các nhu cầu trong tương lai sẽ đảm bảo rằng bất kỳ đầu tư nào đều tập trung vào việc đạt được kết quả tối ưu. Việc xác định rõ ràng các mục tiêu và mục tiêu nên được ưu tiên khi chọn giải pháp quét hóa đơn cho doanh nghiệp của bạn.
Tích hợp giải pháp với nhu cầu doanh nghiệp
Khi chọn một nhà cung cấp và sản phẩm, quan trọng để xem xét xem giải pháp có hỗ trợ hiệu quả các quy trình kinh doanh hiện tại và phục vụ như một cải tiến cho bất kỳ lĩnh vực nào có thể cần cải thiện. Hiểu rõ loại chức năng cần thiết là yếu tố quyết định để xác định hiệu suất xuất sắc.
Ngoài ra, xem xét xem phần mềm có thể tích hợp với các ứng dụng khác như hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) và hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP). Đảm bảo rằng bất kỳ triển khai nào đều đáp ứng yêu cầu hiện tại và tương lai sẽ đảm bảo rằng bạn chọn một phần mềm quét hóa đơn phù hợp với các quy trình hiện tại và tối ưu hoá hoạt động dựa trên nhu cầu của bạn.
Đánh giá hệ thống hiện có
Hình ảnh: Pexels
Nên phân tích hệ thống hiện tại để xem nó đáp ứng nhu cầu của bạn như thế nào. Đánh giá này nên bao gồm bất kỳ hạn chế hiện tại nào cần cải thiện và xem liệu hệ thống hiện tại có cần cải thiện hay không. Ngoài ra, nếu có các tính năng thiếu sót trong hệ thống hiện tại của bạn, hãy đánh giá các giải pháp tiềm năng để xem liệu chúng có tính năng và sự tương thích cần thiết để đáp ứng nhu cầu hay không.
Kết thúc, xác định các lĩnh vực mà sự khác biệt tồn tại giữa hệ thống hiện tại của bạn và những gì có thể được cung cấp bởi các giải pháp khác để cải thiện hoạt động hiện tại. Đánh giá tình trạng hiện tại của hệ thống của bạn là quan trọng khi chọn một giải pháp quét hóa đơn cho doanh nghiệp của bạn.
Kiểm tra tính bền vững trong dài hạn
Điều này có nghĩa là xem xét xem mỗi giải pháp có thể hỗ trợ sử dụng thường xuyên và cung cấp các cập nhật cần thiết cùng với phát triển phần mềm. Ngoài ra, hãy xem xét xem dịch vụ khách hàng có sẵn để giải quyết các vấn đề hoặc câu hỏi không?
Một giải pháp tốt cũng nên có một thư viện tài liệu kỹ thuật để giúp người dùng xử lý các nhiệm vụ phức tạp hoặc gỡ lỗi các vấn đề mà họ có thể gặp phải khi sử dụng hệ thống. Kiểm tra tính bền vững với một giải pháp quét hóa đơn có thể giúp đảm bảo rằng bạn tìm thấy sự phù hợp tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh của bạn ngay bây giờ và trong tương lai.
Kết luận
Việc tìm kiếm giải pháp quét hóa đơn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2023 bắt đầu bằng việc đánh giá đúng những yếu tố quan trọng và nghiên cứu. Hãy xem xét việc ưu tiên các tính năng tích hợp mạnh mẽ, đảm bảo khả năng bền vững trong dài hạn và thử nghiệm các bằng chứng khác nhau để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho bạn.
Kiểm tra những đánh giá và xếp hạng từ các nguồn đáng tin cậy nếu bạn cần sự giúp đỡ trong việc thu hẹp danh sách các phần mềm có thể. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách phần mềm xử lý hóa đơn tự động có thể giúp bạn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay và chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các giải pháp của chúng tôi.
