Việc xếp lịch cho nhân viên trong một nhà hàng hay bất kỳ công ty nào khác là một nhiệm vụ khổng lồ. Có quá nhiều yếu tố cần xem xét và bạn cần đảm bảo công việc của bạn tiếp tục diễn ra suôn sẻ như một chiếc máy trơn tru.
Vậy, điều gì bạn nên làm khi làm việc một cách cần mẫn? Có nhiều cách để giải quyết vấn đề này. Có thể sử dụng cách xếp lịch bằng viết tay lên giấy, chẳng hạn. Cũng có nhiều loại phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí.
Trong khi hầu hết các công cụ xếp lịch này không được thiết kế đặc biệt cho việc xếp lịch, có một hệ thống đã đã được thiết kế dành riêng cho công việc này, đó là Sling. Chúng ta sẽ giải thích thêm về Sling sau.
Bài viết này sẽ bắt đầu bằng việc thảo luận về ưu điểm và nhược điểm của việc xếp lịch bằng viết tay và phần mềm xếp lịch. Chúng tôi cũng sẽ nói cho bạn biết tại sao phần mềm là người chiến thắng không thể tranh cãi. Sau đó, chúng tôi sẽ đi qua đặc điểm chính mà bạn nên tìm kiếm trong một phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí.
Cuối cùng, bài viết này sẽ chia sẻ một số công cụ phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí, cách chúng hoạt động trong một môi trường kinh doanh và những lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Viết tay lên giấy so với phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí
Mặc dù đã có nhiều tiến bộ công nghệ và sự ra đời của phần mềm cho hầu hết các yêu cầu có thể suy nghĩ được, một số quản lý vẫn thích sử dụng viết tay lên giấy để thực hiện lịch làm việc của họ.
Đúng vậy. Đó là cách làm từ rất lâu, nên nó đã phục vụ mục đích của nó. Và phương pháp viết tay lên giấy cổ điển thực sự có những ưu điểm riêng của nó.
Đầu tiên, nó không yêu cầu gì ngoài việc có một cây bút và một tờ giấy. Miễn là bạn hiểu rõ nhu cầu của nhân viên và công ty của bạn, hệ thống đơn giản này vẫn hoạt động. Ngoài ra, nó không đòi hỏi quen thuộc với bất kỳ chương trình máy tính hoặc phần mềm nào.
Tuy nhiên, quy trình viết tay không hoàn toàn hoàn hảo.
Một công việc khó khăn với phương pháp này là phân phối hàng loạt nhanh chóng. Phương pháp này dựa vào việc đăng lịch và đảm bảo mọi người nhìn thấy nó hoặc tạo một bản sao cho mỗi nhân viên và đảm bảo bạn nhận được nó trong tay từng người.
Nhược điểm khác là việc xếp lịch bằng viết tay không dễ dàng điều chỉnh sau khi đã được phân phối. Bất kỳ thay đổi nào trong lịch trình đều đòi hỏi một vòng lặp in và phân phối.
Còn phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí thì sao? Hãy bắt đầu với nhược điểm.
Giống như bất kỳ chương trình máy tính nào, sẽ có một quá trình học tập. Mất một chút thời gian để hiểu rõ về hệ thống hay quy trình mới nào đó, và phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí cũng không phải là một ngoại lệ.
Cho đến khi bạn quen với phần mềm, có thể bạn sẽ cảm thấy nó hơi không tiện lợi. Sử dụng phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí cũng đòi hỏi tất cả nhân viên của bạn có quyền truy cập vào Internet và một thiết bị mà họ có thể sử dụng để kết nối.
Điều này có thể trở thành một vấn đề, nhưng một nghiên cứu gần đây từ Trung tâm Nghiên cứu Pew đã cho thấy 77% người Mỹ sở hữu một chiếc điện thoại thông minh.
Tỷ lệ này còn cao hơn đối với những người trẻ hơn: 92% người Mỹ trong độ tuổi từ 18-29 sở hữu một chiếc điện thoại thông minh, và con số chỉ giảm một chút xuống 88% đối với người Mỹ từ 30-49 tuổi. Vì vậy, không có gì không hợp lý khi cho rằng gần như tất cả nhân viên của bạn đều có thể truy cập vào Internet một cách dễ dàng.
Giờ hãy nói thêm về những điều bạn nên tìm kiếm trong phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí.
Những điều nên tìm kiếm trong phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí
Khi xếp lịch làm việc của bạn, có một số yếu tố mà bạn phải xem xét. Bất kỳ phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí nào xứng đáng cần phải tính đến những yếu tố biến đổi này.
Dưới đây là một số biến số mà phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí của bạn nên cho phép.
-
Những nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp cho mỗi ca làm việc. Có thể bạn chỉ cần bốn nhân viên phục vụ trong một ca làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, nhưng có thể bạn cần mười nhân viên vào một buổi tối Thứ Sáu hoặc Thứ Bảy.
-
Khả năng có mặt của nhân viên. Một số người có thể chỉ có thể làm việc vào buổi tối, trong khi người khác chỉ rảnh trong ngày. Bạn cũng cần xem xét xem mỗi nhân viên làm việc bán thời gian hay toàn thời gian và đảm bảo mỗi người nhận được số ca làm việc phù hợp.
-
Các vị trí mà mỗi người được đào tạo để làm việc. Có thể bạn có nhân viên có thể làm những công việc khác nhau - như người chào mời hoặc người sắp xếp chỗ ngồi. Nhưng bạn không muốn đặt nhân viên làm một công việc mà họ chưa được đào tạo làm. Đảm bảo bạn không đặt người chào mời ở sau quầy bar.
-
Những yêu cầu nghỉ phép. Điều này có thể gây khó khăn cho lịch trình của bạn. Nếu nhiều nhân viên mạnh mẽ yêu cầu cùng một thời điểm nghỉ phép, việc xếp lịch làm việc càng trở nên khó khăn hơn.
-
Các sự kiện đặc biệt có thể ảnh hưởng đến lượng nhân viên bạn cần cho một ca làm việc cụ thể. Từ các ngày lễ đến các lễ hội địa phương, cuối cùng là các sự kiện thể thao quốc gia, tất cả đều cần được xem xét.
Ngoài những yếu tố trên, một phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí thực sự tuyệt vời cũng nên cảnh báo bạn khi có vấn đề tiềm năng. Ví dụ, nếu một nhân viên được xếp làm quá nhiều ca và sẽ có thời gian làm thêm giờ, điều đó phải được làm rõ để có thể thực hiện các thay đổi cần thiết.
Vậy chương trình nào có thể xử lý tất cả các nhiệm vụ này? Hãy xem xét một số phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí phổ biến nhất và tìm ra công cụ phù hợp nhất để giúp bạn hoàn thành công việc xếp lịch nhân viên.
So sánh các công cụ phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí
1) Sling
Sling được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động theo ca làm việc. Từ bán lẻ và nhà hàng đến giáo dục và xây dựng, Sling giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc quản lý nhân viên của bạn.
Dù bạn chỉ làm việc một mình hay có đến 100 người, Sling giúp đơn giản hoá quy trình xếp lịch và giao tiếp với nhân viên của bạn. Và nó hoàn toàn miễn phí!
Ngoài những công cụ thông minh mà bạn mong đợi từ một ứng dụng được tạo ra riêng cho việc xếp lịch, Sling cung cấp hướng dẫn và giúp bạn tránh xung đột với những yêu cầu hiện có và thời gian nghỉ phép. Sling thậm chí còn thông báo cho bạn biết về các ca làm việc trùng lấp hoặc xếp dụng thêm cho cùng một nhân viên.
Sling Tasks cho phép bạn giao việc và theo dõi tiến trình. Bạn có thể tạo danh sách công việc và gán theo tên, nhóm, địa điểm hoặc vị trí. Bạn còn có thể thiết lập thời hạn và nhắc nhở cho đến khi thời gian hoàn thành gần đến.
Sling Messages và Newsfeed giúp giao tiếp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn không cần phụ thuộc vào email hoặc các ứng dụng bên thứ ba khác.
Bạn có thể giao tiếp trực tiếp với nhân viên trên Sling và gửi tin nhắn cho cá nhân hoặc nhóm. Bạn còn có thể chia sẻ tệp làm việc, ảnh, video và liên kết khi bạn giao tiếp.
Sling là công cụ xếp lịch nhà hàng mạnh mẽ nhất hiện có. Nó giúp giảm thời gian để tạo và quản lý lịch làm việc và giúp quản lý xây dựng đội nhóm, thông báo cho mọi người và xây dựng văn hóa công ty tốt hơn. Bạn sẽ không thể tìm thấy ứng dụng miễn phí tốt hơn!
2) Inch
Inch là một ứng dụng quản lý và tối ưu hóa lực lượng lao động bằng giọng nói mạnh mẽ, kết hợp lịch công việc và lịch trình nhân viên vào danh mục công cụ đa dạng và hữu ích của nó.
Với Inch, nhóm của bạn có thể lập lịch và theo dõi thời gian làm việc từ điện thoại hoặc các terminal được gắn trên xe hoặc tại từng địa điểm.
Inch thậm chí cho bạn khả năng thiết lập các rào cản (còn được gọi là hàng rào địa lý) xung quanh doanh nghiệp hoặc nơi làm việc từ xa để đảm bảo rằng nhân viên không được phép ghi giờ làm việc nếu họ ở ngoài giới hạn đó cho đến khi họ vượt qua không gian được xác định.
Đây là giải pháp kiểm soát mạnh mẽ về thời gian và nơi làm việc của nhóm của bạn!
3) Các chương trình cơ bản
Xử lý văn bản
Phần mềm xử lý văn bản - còn được gọi là trình soạn thảo văn bản - chính là giấy và bút được tối ưu hóa. Nó được tạo ra với ý nghĩa của từ viết, không phải xếp lịch. Rất tiếc, nhiều quản lý và chủ sở hữu sử dụng phần mềm này vì nó đi kèm với thiết bị của họ.
Dĩ nhiên, nó đủ để hoàn thành công việc, nhưng bạn sẽ phải tìm cách để làm cho nó phù hợp với người khác và dễ dàng phân phối.
Ngay cả khi bạn quyết định sử dụng một trình soạn thảo văn bản làm công cụ xếp lịch, nó vẫn không phù hợp để phân phối hàng loạt nhanh chóng. Giống như giấy và bút, tài liệu văn bản đòi hỏi bước tiếp theo để đưa nó vào tay của nhân viên của bạn.
Vì vậy, dù nó có thể được xem là một bước tiến so với viết tay lên giấy, nhưng nó chỉ là một bước rất nhỏ.
Và mặc dù nó hoàn toàn miễn phí, chắc chắn vẫn có những lựa chọn miễn phí tốt hơn. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm.
Phần mềm bảng tính
Phần mềm bảng tính là một lựa chọn thay thế phổ biến cho viết tay lên giấy.
Nó không có các hạn chế về định dạng mà làm phiền trên trình soạn văn bản khi sử dụng để tạo lịch làm việc, vì phần mềm bảng tính cho phép bạn điều chỉnh kích thước hàng, cột và thậm chí các ô riêng lẻ một cách dễ dàng.
Vì vậy, mặc dù nó dễ dàng hơn để sử dụng một ứng dụng bảng tính làm công cụ xếp lịch, nó vẫn gặp những vấn đề về phân phối mà làm cho nó và viết văn bản trở nên không phải là giải pháp tốt nhất.
Bạn sẽ phải in và phân phối lịch trình dựa trên bảng tính của mình hoặc gửi email cho tất cả nhân viên của bạn.
Ban đầu, bảng tính được thiết kế làm cơ sở dữ liệu và công cụ kế toán. Điều này là lúc nó hoạt động tốt nhất (không có ý tưởng nào) khi chỉ phải làm việc với con số. Giống như trình soạn văn bản, nó có thể được sử dụng để tạo lịch làm việc, nhưng phân phối vẫn là một vấn đề.
Vì vậy, dù nó linh hoạt hơn nhưng vẫn gặp những vấn đề phân phối giống như viết tay lên giấy. Bạn sẽ phải in và phân phát lịch dựa trên bảng tính của mình hoặc gửi email cho tất cả nhân viên của bạn.
Ban đầu, bảng tính được thiết kế làm cơ sở dữ liệu và công cụ kế toán. Điều này là lúc nó hoạt động tốt nhất (không có ý tưởng nào) khi chỉ phải làm việc với con số. Giống như trình soạn văn bản, nó có thể được sử dụng để tạo lịch làm việc, nhưng phân phối vẫn là một vấn đề.
Và mặc dù nó dễ dàng sửa đổi hơn so với viết tay lên giấy, nhưng nó vẫn không phải là công cụ thân thiện nhất với người dùng. Định dạng một bảng tính để phản ánh lịch làm việc của doanh nghiệp của bạn có thể là một nhiệm vụ đáng sợ có thể mất vài giờ để cài đặt.
Hơn nữa, nếu bạn cần cập nhật bảng tính, bạn sẽ phải gửi lại toàn bộ hồ sơ và đảm bảo tất cả mọi người đều thấy phiên bản mới.
Bên cạnh đó, một bảng tính sẽ không cho bạn biết khi bạn đã xếp lịch cho ai đó làm việc trong thời gian họ không có mặt. Đúng, một bảng tính là một cải tiến so với viết tay lên giấy, nhưng nó chỉ là một bước rất nhỏ.
Trong khi nó được coi là miễn phí nhưng chắc chắn có các lựa chọn miễn phí tốt hơn. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm.
Ứng dụng lịch
Ứng dụng lịch có sẵn trên điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính của bạn có thể là một lựa chọn tốt để thay thế viết tay lên giấy, trình soạn văn bản và bảng tính cũng như các phiên bản dựa trên đám mây của chúng.
Chỉ cần thêm một chút công sức, bạn có thể thiết lập ứng dụng lịch để xếp lịch cho nhiều nhân viên. Bạn có thể nhấp vào một thời gian để thêm sự kiện. Sau đó, bạn chỉ cần chú thích sự kiện đó (với tên nhân viên hoặc công việc của họ) và chỉ định thời lượng (ví dụ: từ 5 giờ chiều đến 11 giờ tối).
Bạn cũng có thể mã hóa màu cho sự kiện để dễ nhìn hơn, gắn địa chỉ email vào sự kiện để giao tiếp dễ dàng và thiết lập thông báo tự động để thông báo cho nhân viên của bạn.
Mặc dù ứng dụng lịch mặc định có thể cung cấp một lịch làm việc cho nhân viên, nhưng nó không được thiết kế để nắm bắt lịch trình làm việc của nhóm. Hãy nhớ rằng ứng dụng lịch ban đầu chỉ dành cho việc cá nhân. Bởi vì vậy, nó có thể hơi khó khăn khi bạn phải xếp lịch cho nhiều nhân viên hơn số lượng có thể đếm được bằng một bàn tay.
Ngoài ra, các ứng dụng lịch này không được tạo ra với việc xếp lịch chồng chéo, xếp lịch xoay ca, xếp lịch đêm và các phương pháp xếp lịch phức tạp khác trong tâm trí. Hãy nhớ rằng chúng được tạo ra để được sử dụng bởi một cá nhân mà chỉ có thể ở một nơi vào một thời điểm.
Ứng dụng lịch cũng đối mặt với các thách thức phân phối giống như trình soạn văn bản và bảng tính (ví dụ: chúng không phải là các ứng dụng dựa trên đám mây).
Điều đó không có nghĩa là bạn không thể dùng chúng. Chỉ là có những giải pháp tốt hơn cho phần mềm xếp lịch nhân viên miễn phí. Tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm.
Hãy chuyển qua một chủ đề khác một chút và xem xét phân phối - cách bạn đưa lịch của mình vào tay mọi người. Đúng vậy, đăng lịch của bạn hoặc đưa nó vào tay từng nhân viên cũng hiệu quả, nhưng việc gửi lịch trình qua email dễ dàng hơn nhiều.
Bạn chỉ cần tạo một danh sách gửi thư hoặc nhóm bao gồm tất cả nhân viên của bạn, đính kèm lịch trình và nhấn "Gửi". Nó không đòi hỏi nhiều công sức để sử dụng. Nó cũng có thể tiếp cận một số lượng lớn người nhanh chóng.
Mặc dù nó dễ dàng, nhưng có thể không phải là cách tốt nhất để đưa lịch của bạn đến tay mọi người. Với việc nhắn tin, trò chuyện trực tuyến trở nên thông thường, một số người không kiểm tra email của họ thường xuyên - nếu có.
