Dữ liệu là một công cụ vô cùng quý giá trong quá trình tuyển dụng, và hiện nay có nhiều tổ chức sử dụng dữ liệu để thúc đẩy hoạt động tuyển dụng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, nếu dữ liệu không chính xác và không dễ hiểu, nó sẽ trở nên vô dụng. Đó là lý do tại sao một bảng điều khiển tuyển dụng có thể giúp ích.
Ở đâu đó, bạn tưởng tượng một nơi có thể tổ chức và hiển thị tất cả dữ liệu tuyển dụng của bạn một cách gọn gàng? Một nơi mà tất cả các chỉ số riêng lẻ đó được biến đổi thành thông tin hữu ích? Tổ chức Các Chuyên gia Tuyển dụng Tài năng (ATAP) đã phát hiện ra rằng 50% người thực hành Tuyển dụng tại VN đã có bảng điều khiển riêng cho tổ chức của mình, trong khi 38% đang tích cực lên kế hoạch và/hoặc xây dựng một bảng điều khiển tương tự.
Nếu bạn đang muốn bắt đầu tạo hoặc cải thiện bảng điều khiển tuyển dụng của mình, hãy tiếp tục đọc bài viết này.
Bảng điều khiển tuyển dụng là gì?
Bảng điều khiển tuyển dụng là một tập hợp các chỉ số dựa trên dữ liệu, các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) và báo cáo được thiết kế để cho bạn biết hiệu suất của quy trình tuyển dụng của bạn. Điều này bao gồm dữ liệu về ứng viên, nhân viên thuê, chiến dịch và ngân sách.
Các chỉ số này có thể giúp tổ chức của bạn cải thiện việc tìm kiếm các ứng viên tốt nhất cho vai trò, giảm chi phí tuyển dụng và phát triển các chiến lược tuyển dụng nhân tài mới có tác động tích cực đến toàn bộ doanh nghiệp.
Tại sao bạn nên có một bảng điều khiển tuyển dụng?
Có nhiều câu hỏi bạn có thể đặt cho chính mình khi phân tích các nỗ lực tuyển dụng tại tổ chức của bạn:
- Mất bao lâu để thuê nhân viên?
- Bạn đang chi tiêu bao nhiêu tiền cho quá trình tuyển dụng?
- Ứng viên đang tìm kiếm việc làm của bạn ở đâu?
- Nhân viên mới hoạt động tốt đến mức nào?
Các câu trả lời cho những câu hỏi này một mình không nói cho chúng ta biết nhiều. Nhưng sử dụng các chỉ số tuyển dụng để phân tích tất cả dữ liệu này cùng nhau có thể tạo ra nhiều kiến thức về toàn bộ quá trình tuyển dụng.
Dưới đây là bốn lý do vì sao bạn nên đầu tư vào một bảng điều khiển chỉ số tuyển dụng.
1. Bạn có thể "thấy" vấn đề
Lợi ích lớn nhất của một bảng điều khiển tuyển dụng là tính chất hình ảnh của nó. Dữ liệu có thể khó xem qua và tìm kiếm các mẫu, và việc tạo bảng và biểu đồ của riêng bạn mỗi lần có thể là công việc vất vả.
Với một bảng điều khiển, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy các xu hướng, hiểu biết và vấn đề tiềm ẩn.
2. Phân tích quy trình tuyển dụng của bạn
Một bảng điều khiển chỉ số tuyển dụng sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về quy trình tuyển dụng của bạn. Bạn có thể thấy được bao nhiêu ứng viên đi từ một giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo và biết giai đoạn bạn cần tập trung vào để cải thiện hiệu suất và hiệu quả của quy trình của bạn.
Ví dụ, nếu tỷ lệ chuyển đổi từ số lượng ứng viên đến giai đoạn phỏng vấn của bạn thấp, đó có nghĩa là bạn đang thu hút một số lượng lớn ứng viên không đủ điều kiện. Hoặc có thể có biểu đồ cho thấy nguồn gốc nhân viên bỏ việc nhiều nhất, hoặc trong thời gian ngắn nhất.
Hình ảnh minh họa cho bảng điều khiển tuyển dụng này cho thấy các chỉ số khác nhau giúp bạn phân tích quy trình tuyển dụng của mình.
3. Tinh chỉnh chiến lược tuyển dụng
Giả sử bạn phân tích quy trình tuyển dụng của mình và nhận ra một vấn đề như đã nêu ở trên.
Bạn có thể xem xét xem ứng viên chất lượng nhất của bạn đến từ đâu và tập trung lại nỗ lực của mình. Ví dụ, bạn có thể lựa chọn kỹ lưỡng hơn nơi bạn đăng tin tuyển dụng trong tương lai hoặc dừng hợp tác với một công ty tuyển dụng cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và giúp bạn tìm thấy nhiều ứng viên đủ điều kiện hơn.
4. Cải thiện hiệu suất và hiệu quả của quy trình tuyển dụng
Việc có tất cả các dữ liệu quý giá này trong một nơi giúp bạn đưa ra quyết định thông minh để liên tục cải thiện quy trình tuyển dụng của mình.
Bất kỳ vấn đề nào đáng lo ngại có thể được phát hiện và giải quyết ngay lập tức hoặc được điều tra kỹ hơn. Theo thời gian, bạn sẽ có thể tạo ra một quy trình tuyển dụng hiệu quả phù hợp với nhu cầu của tổ chức của bạn.
Những chỉ số nào bạn nên theo dõi trên bảng điều khiển tuyển dụng của bạn?
Có nhiều chỉ số bạn có thể theo dõi trên bảng điều khiển tuyển dụng, bao gồm:
- Thời gian để thuê
- Thời gian để điền đầy vị trí
- Chất lượng nhân viên thuê
- Chi phí thuê nhân viên
- Số ứng viên cho một công việc
- Hiệu suất quy trình tuyển dụng
- Sự hài lòng của ứng viên
- Nguồn ứng viên
Dưới đây là một số chỉ số quan trọng nhất mà bạn nên xem xét bao gồm:
1. Thời gian để thuê (theo số ngày)
Thời gian để thuê (còn được gọi là thời gian chấp nhận) là số ngày giữa khi một ứng viên được tiếp cận ban đầu và thời điểm họ chấp nhận công việc. Đơn giản, đây là thời gian để di chuyển một ứng viên qua quy trình tuyển dụng sau khi họ đã nộp đơn.
Thời gian để thuê ngắn hơn, càng tốt, vì điều này chỉ ra rằng quy trình tuyển dụng của bạn hiệu quả và đội ngũ tuyển dụng của bạn đang hoạt động tốt. Điều này giúp bạn thuê những ứng viên mạnh nhất, ngăn chặn họ bị chiếm lấy bởi một công ty khác với thời gian thuê ngắn hơn. Ngoài ra, đây cũng tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho ứng viên của bạn vì không ai thích quá trình tuyển dụng kéo dài.
Tuy nhiên, có thể có những trường hợp công việc cần mất thời gian để thuê lâu hơn. Nếu quy trình có nhiều giai đoạn - phỏng vấn qua điện thoại, kiểm tra chất lượng và sau đó một số round phỏng vấn với các bên liên quan khác nhau - thời gian để thuê sẽ lâu hơn. Vì vậy, hãy chắc chắn bạn xem xét điều này khi phân tích dữ liệu.
2. Thời gian để điền đầy vị trí (theo số ngày)
Thời gian để điền đầy vị trí là thời gian để tìm ra và thuê ứng viên mới. Thường được đo bằng số ngày giữa khi một vị trí công việc được công bố và khi ứng viên đã hoàn thành bất kỳ kiểm tra nền tảng cần thiết nào.
Chỉ số này phụ thuộc vào cung cầu cho một vai trò cụ thể, cùng với tốc độ hoạt động của bộ phận tuyển dụng của bạn. Nó là cực kỳ quan trọng để được lập kế hoạch kinh doanh. Ví dụ, nếu John thôi việc hôm nay, người quản lý của John có thể có được một cái nhìn tốt về thời gian sẽ mất trước khi họ có thể điền vào vị trí đó. Điều này quan trọng để duy trì ổn định trong bất kỳ tổ chức nào.
3. Số ứng viên cho một công việc
Chỉ số này là số lượng ứng viên cho một công việc (hoặc mỗi việc thuê) và rất tốt để đánh giá mức độ phổ biến của một công việc. Tuy nhiên, nhiều ứng viên có thể chỉ ra một nhu cầu cao cho một công việc hoặc mô tả công việc quá rộng.
Nếu bạn nhận thấy mình nhận được nhiều đơn đăng ký cho một vai trò nhưng nhiều ứng viên không phù hợp, bạn có thể muốn xem xét làm mô tả công việc cụ thể hơn và thêm tiêu chí nghiêm ngặt hơn. Điều này có thể giảm số lượng ứng viên, giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình lọc, mà không làm giảm số lượng ứng viên phù hợp.
4. Hiệu suất quy trình tuyển dụng
Một trong những chỉ số quan trọng nhất trên bảng điều khiển tuyển dụng là hiệu suất tổng thể của quy trình tuyển dụng. Điều này bao gồm số lượng người ở mỗi giai đoạn trong quy trình, cũng như tỷ lệ qua các giai đoạn.
Tỷ lệ này dựa trên số ứng viên đã hoàn thành thành công mỗi giai đoạn của quy trình - hoặc số lượng ứng viên đã thuê - so với tổng số ứng viên cho giai đoạn đó.
Khi bạn hiểu được chỉ số này, bạn có thể tìm ra giai đoạn nào trong quy trình cần được chú ý nhiều nhất. Sau khi bạn đã tinh chỉnh nỗ lực của mình, bạn có thể tối đa hóa hiệu quả của quy trình tuyển dụng.
Chẳng hạn, nếu bạn liên tục nhận thấy tỷ lệ ứng viên di chuyển từ giai đoạn phỏng vấn qua điện thoại đến giai đoạn phỏng vấn trực tiếp thấp, điều này có thể chỉ ra rằng bạn cần một mô tả công việc chi tiết hơn để giảm số lượng ứng viên ban đầu hoặc quá trình sàng lọc nghiêm ngặt hơn để quyết định xem ứng viên nào đủ điều kiện để tiếp tục giai đoạn phỏng vấn qua điện thoại.
5. Nguồn ứng viên
Chỉ số nguồn ứng viên (hoặc nguồn thuê) đề cập đến việc theo dõi các nguồn mà bạn thuê nhân viên mới từ. Điều này giúp bạn đánh giá tính hiệu quả của các kênh tuyển dụng khác nhau, bao gồm các công ty tuyển dụng, các trang tuyển dụng, trang tuyển dụng nội bộ và mạng xã hội.
Bạn có thể nhận thấy một mô hình lặp lại của việc nhận nhân viên mới liên tục từ việc đăng tải quảng cáo công việc trên LinkedIn. Trong khi đó, bạn vẫn tiếp tục đăng quảng cáo trên các trang tuyển dụng, nhưng các nguồn này không chuyển đổi.
Một bảng điều khiển tuyển dụng sẽ chỉ cho bạn nơi tốt nhất để thuê nhân tài cho tổ chức của bạn. Bạn chỉ cần xem dữ liệu và làm ít việc không hiệu quả hơn và tăng cường những gì đang hoạt động tốt hơn. Việc cắt giảm chi tiêu cho các kênh không mang lại ứng viên có tiềm năng nhất sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và cho phép bạn sử dụng nhiều nguồn hiệu quả hơn.
Các nguyên tắc tốt nhất cho bảng điều khiển tuyển dụng của bạn
Đây là những điều bạn cần biết khi xây dựng bảng điều khiển tuyển dụng của mình và tận dụng tối đa nó.
1. Chọn công cụ phù hợp
Có ba loại công cụ bảng điều khiển để lựa chọn.
- Các chương trình bảng tính: Chương trình như Microsoft Excel, LibreOffice Calc và Google Sheets đều có khả năng trực quan hóa dữ liệu. Ngoài ra, có các mẫu bảng điều khiển tuyển dụng miễn phí và trả phí để lựa chọn để bắt đầu. Sau khi điền dữ liệu vào bảng, bạn có thể xem nó trực quan trên bảng điều khiển.
- Phần mềm quản lý nguồn nhân lực: Điều này bao gồm các công cụ quản lý nguồn nhân lực trên nền tảng đám mây như ATS, đánh giá sự hiện diện và các nền tảng gắn kết nhân viên. Các ứng dụng này đi kèm với tính năng phân tích tích hợp cho phép bạn phân tích dữ liệu. Bạn có thể tích hợp các công cụ tuyển dụng hiện tại của bạn để làm cho chúng nói chuyện với nhau và trao đổi dữ liệu. Nhưng điều này sẽ đòi hỏi phải có phần mềm hỗ trợ hoặc phát triển tùy chỉnh, cả hai đều đắt tiền.
- Phần mềm bảng điều khiển doanh nghiệp: Phần mềm như Smartsheet, Klipfolio, Zoho Analytics, Tableau và Datapine cho phép bạn phân tích dữ liệu và có thể tổng hợp nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên, chúng có thể mất một thời gian để tìm cách hoạt động và thông thường tương đối đắt đỏ.
Luôn nhớ rằng, nếu bạn muốn kết hợp các nguồn dữ liệu khác nhau, hãy chắc chắn công cụ bạn chọn cho phép bạn làm điều này.
2. Biến nó thành hình ảnh
Biểu đồ, đồ thị và bảng chữ và bảng mầu đơn giản sẽ giúp bảng điều khiển tuyển dụng của bạn dễ dàng hơn để điều hướng. Để được cung cấp ý tưởng về màu sắc và định dạng, hãy xem bộ sưu tập bảng điều khiển này của Muzli.
Giữ một tóm tắt ở đầu trang. Khi bạn đi xuống, mỗi điểm nên xây dựng trên điểm trước đó, tạo ra một trình bày hợp lý và không rối mắt của dữ liệu.
Chìa khóa là sử dụng biểu đồ phù hợp với dữ liệu cần xem. Ví dụ, biểu đồ hình tròn phù hợp khi hiển thị tỷ lệ giới tính hoặc sắc tộc. Biểu đồ cột phù hợp cho việc hiển thị xu hướng. Nếu bạn muốn hiểu cách ứng viên của bạn đánh giá các bài đăng việc làm của bạn và / hoặc trang sự nghiệp của bạn, bản đồ nhiệt sẽ hiệu quả. Và biểu đồ phễu sẽ tốt nhất để thể hiện cách ứng viên di chuyển qua quy trình tuyển dụng của bạn.
Nếu bạn cần sự giúp đỡ về thiết kế, hãy nhờ đội thiết kế nội bộ của bạn hoặc xem xét thuê một freelancer.
3. Giữ nó đơn giản
Mặc dù có thể hấp dẫn để bao gồm càng nhiều dữ liệu càng tốt trên bảng điều khiển của bạn, điều này có thể phản tác dụng. Tập trung vào các chỉ số quan trọng nhất; những chỉ số mang lại giá trị.
Ưu tiên là ít hơn ở đây. Ngay cả khi bạn hiểu được nó, hãy nhớ rằng nó cần phải được biểu thị một cách rõ ràng cho những người khác ngoài phòng nhân sự.
4. Giữ nó chính xác
Dữ liệu thời gian thực có thể quá hỗn loạn và áp đảo, đặc biệt nếu bạn có nhiều dữ liệu. Tuy nhiên, quan trọng là bảng điều khiển tuyển dụng của bạn phải chính xác. Vì vậy, hãy xem xét tần suất bạn muốn cập nhật nó. Dữ liệu khác nhau sẽ cần được cập nhật vào các thời điểm khác nhau.
Các chỉ số như lưu lượng truy cập trang sự nghiệp của bạn có thể được cập nhật một lần một tháng hoặc một lần một tuần, tùy thuộc vào lưu lượng truy cập hoặc các chiến dịch bạn đang chạy. Trong khi đó, chỉ số về vị trí tuyển dụng mở và đã tuyển dụng chỉ cần được cập nhật khi thay đổi.
Nhiều ứng dụng (như Google Analytics) có thể tích hợp vào dữ liệu của bạn và được đặt để cập nhật theo tần suất bạn muốn, tùy thuộc vào công cụ bạn đang sử dụng. Nhưng nếu có những chỉ số cần được cập nhật thủ công, hãy tạo một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng chúng được cập nhật đều đặn.
5. Hành động dựa trên những phát hiện của bạn
Bạn có thể có bảng điều khiển tuyển dụng phức tạp, giá trị nhất trên thế giới. Nhưng điều này không có ý nghĩa nếu bạn không dành thời gian để nhìn vào nó, hiểu các phát hiện và hành động theo đúng như vậy.
Đây là mục đích của một bảng điều khiển tuyển dụng. Đó là sự giúp đỡ cho bạn để tạo ra quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn. Chú ý những gì bạn tìm thấy.
Từ trên trời rơi xuống
Một bảng điều khiển tuyển dụng hiệu quả là một công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ ai đang làm việc trong lĩnh vực tuyển dụng ngày nay. Nó có thể mất thời gian và tiền bạc để thiết lập ban đầu, nhưng điều này sẽ trả lại lợi ích trong tương lai. Và điều này quan trọng nếu bạn muốn thuê nhanh hơn và rẻ hơn, mà không gây thiệt hại cho tài năng.
Bảng điều khiển tuyển dụng sẽ trở thành nơi bạn thường xuyên truy cập để biết mọi thứ về quy trình tuyển dụng của bạn, giúp bạn tạo ra quy trình và chiến lược hiệu quả hơn cho tương lai.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về việc tuyển dụng và nâng cao kỹ năng HR của bạn, hãy xem Chương trình chứng chỉ Tuyển dụng Nhân tài của chúng tôi!
