Abbildung: HubSpot Homepage
Ob Sie ein Soloselbstständiger oder ein Kleinunternehmen sind, Sie müssen höchstwahrscheinlich eine Vielzahl von Kunden betreuen und sich um alle damit verbundenen Aufgaben kümmern (Rechnungen, E-Mails, Bestellungen, Aufträge usw.). Dies kann schnell zu Chaos führen, insbesondere wenn Sie diese Informationen mit anderen Teammitgliedern teilen müssen.
Natürlich ist es verlockend, auf gute alte Stift und Zettel zurückzugreifen, aber es ist an der Zeit, Ihren Arbeitsalltag besser zu organisieren! Und genau das kann Ihnen eine gute kostenlose CRM-Software bieten.
Sie werden überrascht sein, wie dynamisch diese Tools sind, mit ihren farbenfrohen Drag-and-Drop-Pipelines und Benachrichtigungen über "heiße" Leads. Die Zeiten langweiliger grauer Datenbanken gehören der Vergangenheit an (zusammen mit Nokia-Handys, Windows Vista und Einwahlmodems). Und das Beste daran ist, dass Sie diese äußerst nützliche CRM-Software kostenlos nutzen können!
Was ist CRM-Software und wofür brauche ich sie?
CRM steht für "Customer Relationship Management" und bezieht sich auf das Management von potenziellen und bestehenden Kundenbeziehungen. Mit CRM können Unternehmen die Daten über ihre Kunden an einem Ort bündeln und digital darauf zugreifen.
Früher waren CRM-Softwarelösungen komplex und teuer, sodass sich nur Unternehmen mit großem Budget diese leisten konnten. Aber inzwischen sind viele Tools in die Cloud umgezogen, was zu sinkenden Preisen und benutzerfreundlicheren CRM-Systemen geführt hat.
Die CRM-Software hat sich weiterentwickelt: Standardisierte CRM-Lösungen wurden durch anpassbare branchenspezifische Anwendungen ersetzt. Diese können so angepasst werden, dass sie den Anforderungen jedes Unternehmens gerecht werden und das Management der Kundenbeziehungen unterstützen.
Was sind also die Vorteile eines CRM-Tools?
- Strukturierung der Unternehmensprozesse (nicht nur im Vertrieb)
- Zugriff auf Echtzeitdaten
- Leistungsüberwachung der Mitarbeiter im Vertrieb
- Ganzheitliche Sicht auf Ihr Unternehmen
- Fortschrittliches Berichtswesen und erweiterte Erkenntnisse
- Automatisierte Routineaufgaben
- Ablage von Dateien und Dokumenten wie Verträge und Rechnungen
- Tracking von geöffneten E-Mails und Klicks
- 2-Wege-Synchronisierung mit Ihrem E-Mail-Client und Ihren Kalendern (z.B. Gmail oder Outlook)
- Mobile App
- und vieles mehr!
Klingt ziemlich gut, oder? Im Folgenden stellen wir Ihnen die besten kostenlosen CRM-Tools vor, die von uns getestet wurden.
Beste kostenlose CRM-Software: Unsere Top 7
HubSpot - Bester Allrounder
CentralStationCRM - Datenschutz "Made in Germany"
Zoho CRM - 50 integrierte Anwendungen
Sendinblue - Marketingautomatisierung inklusive
EngageBay - 15 Benutzer kostenlos
Freshsales - Sehr einfach in der Bedienung
Streak - Für Gmail
Abbildung: Zoho CRM Software
Kostenlose CRM-Software im Detail
Kostenloses HubSpot CRM
HubSpot ist eines der meistverwendeten CRM-Systeme mit einem Marktanteil von 29% im Bereich der Marketingautomatisierung - und das aus gutem Grund. HubSpot CRM ist ein sehr benutzerfreundliches Tool. Die kostenlose Version bietet eine Fülle von Funktionen und einen beeindruckenden Kontaktumfang - genau 1 Million Kontakte, um genau zu sein!
Im kostenlosen Tarif von HubSpot haben Sie Zugriff auf den Marketing-Hub, den Sales-Hub und den Service-Hub, mit denen Sie eine Vielzahl von Optionen nutzen können. Dieses Tool eignet sich daher hervorragend für Kleinunternehmen ohne Budget. Zu den Funktionen gehören Webformulare, E-Mail-Marketing, Ticketsystem, Live-Chat, Tracking und Landingpages - eine beeindruckende Palette von Marketingtools für den Einstieg.
Ein weiterer Vorteil dieser kostenlosen CRM-Software: Die Anzahl der Benutzer ist unbegrenzt. Viele kostenlose CRM-Plattformen erlauben nur 1 oder 2 Benutzer, daher ist dies definitiv ein Pluspunkt für HubSpot.
Und obwohl HubSpot ein amerikanisches Unternehmen ist, legt es großen Wert auf Datenschutz und DSGVO. Sie können Ihre Daten zum Beispiel innerhalb der EU hosten lassen.
Fehlt etwas? Beachten Sie, dass das E-Mail-Tracking auf 200 E-Mails begrenzt ist. Die CRM-Plattform kann Kontaktdatensätzen keine mehreren E-Mail-Adressen hinzufügen oder verschiedene Subdomains desselben Unternehmens zusammenführen. Einige Alternativen zu HubSpot können dies besser. Auch die Berichtsfunktionen der Gratisversion könnten verbessert werden.
Beachten Sie, dass die Erweiterung Ihres Unternehmens mit HubSpot recht teuer sein kann, da der günstigste Bezahlplan 41€/Monat kostet. Außerdem sinkt mit einem Upgrade die Anzahl der Benutzer und Kontakte. Das sollten Sie berücksichtigen.
Für wen ist das CRM geeignet? HubSpot beweist, dass die Verwaltung von Kontakten und Deals keine Kopfschmerzen verursachen muss. Wir empfehlen es allen, die viele Kontakte haben und mehrere Benutzerkonten sowie eine Vielzahl von Funktionen benötigen.
CentralStationCRM
CentralStationCRM ist eine deutsche webbasierte CRM-Software. Sie umfasst Funktionen wie Listenmanagement, Projektmanagement, Segmentierung und Aufgabenmanagement.
Besonders interessant für diejenigen, denen Datenschutz besonders wichtig ist: Ihre Daten werden in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland gehostet.
Was ist im kostenlosen Tarif von CentralStationCRM enthalten? Diese kostenlose CRM-Software bietet 200 Kontakte, 20 MB Daten und 3 Benutzer.
Neben dem Bereich für Geschäftsabschlüsse, Projektmanagement und Aufgaben gibt es einen zentralen Dateiablagebereich. Das ist gut für alle, die gerne Ordnung halten - die Dateien lassen sich auch nach Kategorien sortieren.
Fehlt etwas? Die kostenlose Version ist mit nur 200 Kontakten recht begrenzt. Im Vergleich zu anderen hier genannten CRM-Lösungen ist dies eine sehr kleine Menge.
Die Benutzeroberfläche ist nicht besonders benutzerfreundlich. Insbesondere der Bereich Geschäftsabschlüsse könnte ein Update vertragen, da die Geschäftsabschlüsse derzeit als Grafik und Liste anstelle einer Drag-and-Drop-Pipeline angezeigt werden.
Wenn man bedenkt, dass das Tool seit 2010 auf dem Markt ist, ist das Angebot insgesamt etwas begrenzt.
Für wen ist das CRM geeignet? An alle, die deutschen Support und eine CRM-Software wünschen, die ihre Daten in Deutschland hostet und komplett DSGVO-konform ist.
Zoho CRM
Die Zoho Corporation existiert seit 1996 und ist mit ihrem Produktpaket, bestehend aus über 50 Anwendungen, in der Vertriebs- und Marketingwelt sehr bekannt. Anfang 2020 hatte das Unternehmen weltweit mehr als 50 Millionen Kunden!
Mit Dienstleistungen wie E-Mail-Hosting, Website-Erstellung, Umfragen und Formularen ist diese CRM-Software definitiv eine, die man im Auge behalten sollte, zumal sie netterweise einen kostenlosen Tarif anbietet.
Was ist im kostenlosen Tarif von Zoho enthalten? Zoho bietet bis zu 3 Benutzer kostenlos. Das Tool umfasst Leads, Konten, Aufgaben, Ereignisse, Anrufprotokolle und Notizen. Sie können Workflow-Regeln einrichten und 10 E-Mail-Vorlagen für die Marketingautomatisierung nutzen.
Im E-Mail-Marketing bietet diese kostenlose CRM-Software ein Limit von 1.200 E-Mails und 2.000 Abonnements. Anmeldeformulare, A/B-Tests und Newsletter-Vorlagen sind inklusive.
Bei Fragen finden Sie sicherlich die richtigen Antworten in der umfangreichen Wissensdatenbank von Zoho.
Fehlt etwas? Die Benutzeroberfläche ist im Vergleich zu anderen CRM-Systemen nicht besonders modern, was gelegentlich zu Verwirrung führen kann. Wenn Sie auch andere Services wie Zoho Forms oder Zoho Campaigns nutzen, müssen Sie zwischen den Dashboards wechseln, was ziemlich störend sein kann.
Sie können nur auf das Standard-Reporting-Dashboard zugreifen. Die Synchronisierung mit dem Google Kalender ist leider nicht möglich.
Verkaufsprognosen und E-Mail-Erkenntnisse sind nur in den Bezahlplänen enthalten (ab 14€/Benutzer/Monat).
Für wen ist das CRM geeignet? An alle, die von Workflow-Regeln für Automatisierung und A/B-Tests profitieren möchten.
Sendinblue
Sendinblue ist ein E-Mail-Marketing-Tool mit CRM-Funktionen. Das Tolle an Sendinblue ist, dass alle Tarife (auch der kostenlose Tarif) unbegrenzt viele Kontakte erlauben. Das Tool eignet sich daher hervorragend für umfangreiche Kontaktverwaltung.
Was ist im kostenlosen Tarif von Sendinblue enthalten? Die kostenlose CRM-Software von Sendinblue umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten und 300 E-Mails pro Tag. Sie können die Kontakte einfach segmentieren und die Marketingautomatisierung nutzen, was wirklich großartig ist, da diese Funktion normalerweise zahlenden Kunden vorbehalten ist. Sie erhalten 60 Tage Support per Telefon und E-Mail und können sogar einen Live-Chat auf Ihrer Website installieren. Die Möglichkeit, Website-Besucherzahlen und SMS-Marketing zu verfolgen, ist eine weitere schöne Überraschung.
Fehlt etwas? Die Berichte im kostenlosen Tarif sind begrenzt und Landingpages sind nicht enthalten.
Das Verschieben von Kontakten aus dem E-Mail-Marketing in die CRM-Software ist etwas umständlich und das CRM-System kann langsam sein. Insgesamt gibt es noch Raum für Verbesserungen bei der CRM-Funktionalität.
Für wen ist das CRM geeignet? Sendinblue eignet sich für diejenigen, die ein stabiles, DSGVO-konformes Komplett-Tool für das Marketing suchen, das keine Grenzen bei der Anzahl der Kontakte setzt.
EngageBay
Wir mögen diese Anwendung vor allem deshalb, weil sie eine Vielzahl von Vertriebs- und Marketingtools sowie eine ausgezeichnete Benutzererfahrung bietet. Der Funktionsumfang ist erstklassig und gleichzeitig ist die Bedienung für Anfänger einfach.
Was ist im kostenlosen Tarif von EngageBay enthalten? EngageBay bietet in der kostenlosen CRM-Software eine Vielzahl von Funktionen. Dazu gehören 1.000 E-Mails mit Markenlogo, Segmentierung, vorausschauende Lead-Bewertung, Webformulare und Pop-ups, Autoresponder, Live-Chat und Landingpages. Außerdem sind außergewöhnlich viele Benutzer inklusive: 15, um genau zu sein!
Fehlt etwas? Sie haben nur 500 MB Speicherplatz, was für einige Benutzer möglicherweise nicht ausreicht. Außerdem ist die Anzahl der E-Mail-Sequenzen auf 2 begrenzt und es sind keine Workflow-Automatisierungen enthalten. Wenn Sie nach einem DSGVO-kompatiblen Dienst suchen, sollten Sie sich anderswo umsehen, da Engagebay aus den USA stammt und seine Daten voraussichtlich auch dort speichert.
Für wen ist das CRM geeignet? EngageBay ist für Vertriebs- und Marketingteams geeignet, die alles in einem Tool benötigen.
Freshsales (von Freshworks)
Freshsales ist Teil einer Produkt-Suite, die ein Ticketsystem, einen Chatbot und eine Call-Center-Software umfasst. Freshworks wurde 2011 in Indien gegründet, und 5 Jahre später wurde Freshsales auf den Markt gebracht. Aber wie gut ist die kostenlose CRM-Software und was hat sie zu bieten?
Was ist im kostenlosen Tarif von Freshsales enthalten? Die kostenlose CRM-Version von Freshsales umfasst beliebig viele Benutzer und Support per Telefon, E-Mail und Chat. Sie können Marketing Journeys erstellen, Chatbots auf Ihrer Website installieren und Anrufe direkt aus der CRM-Plattform tätigen.
Beachten Sie, dass Sie den Zugriff auf das CRM-System basierend auf der hierarchischen Struktur Ihrer Mitarbeiter einschränken können.
Das Tool bietet auch eine 21-tägige kostenlose Testversion, um die erweiterten Funktionen auszuprobieren.
Fehlt etwas? Es können immer nur 100 Kontakte gleichzeitig aktiv sein, einschließlich der Kontakte, die in den letzten 30 Tagen an Marketingaktivitäten (E-Mail-Kampagnen, E-Mail-Serie, Transaktionsmails) teilgenommen haben.
Alle Bezahlpläne werden jährlich abgerechnet, was diejenigen abschrecken könnte, die ihr Geschäft bereits erweitern möchten.
Für wen ist das CRM geeignet? An alle, die eine übersichtliche, benutzerfreundliche Anwendung mit vielen Funktionen wünschen.
Streak
Entweder man liebt oder man hasst diese Software. Streak hat sein Zielpublikum sehr genau definiert. Es unterscheidet sich von anderen Produkten, da es nahtlos in Gmail integriert werden kann. Sie müssen Ihren Posteingang nicht verlassen, um Ihre Kontakte, Deals oder Pipelines zu verwalten.
Was ist im kostenlosen Tarif von Streak enthalten? Der kostenlose Tarif bietet 500 Kontakte und Datenzeilen, 50 E-Mails pro Tag, E-Mail-Tracking und private Pipelines.
Die Tags bringen Farbe in Ihren Posteingang - einige werden es lieben, andere werden es hassen. Die Funktionen der kostenlosen CRM-Software können auch auf Mobilgeräten visualisiert und genutzt werden.
Fehlt etwas? Persönlich vermisse ich ein Dashboard, das einen ganzheitlichen Überblick über meine Aktivitäten bietet. Das Organisieren der Pipeline ist ohne Drag-and-Drop-Technologie ein wenig umständlich. Der kostenlose Tarif enthält auch kein Reporting-Dashboard.
Für wen ist das CRM geeignet? Streak beweist, dass Kontaktverwaltung und Deal-Management keine komplexe Angelegenheit sein müssen. Die kostenlose CRM-Software richtet sich an diejenigen, die eine einfache Lösung ohne viel Schnickschnack möchten und gerne in Gmail arbeiten.
Beste kostenlose CRM-Software: Anwendungsbeispiele
Manche CRM-Systeme sind in bestimmten Situationen besser geeignet als andere. Wenn Sie beispielsweise einen Friseursalon besitzen, benötigen Sie wahrscheinlich nicht dieselben Funktionen wie eine Marketingagentur.
Ich empfehle Ihnen, eine Liste aller benötigten Features und Funktionen zu erstellen und diese mit den oben genannten CRM-Tarifen abzugleichen.
Die folgenden Anwendungsbeispiele können Ihnen auch bei Ihrer Entscheidung helfen:
Beste kostenlose CRM-Software für Kleinunternehmen
Grundsätzlich glaube ich, dass die meisten Unternehmen mit den Top-3-Softwareprodukten (HubSpot CRM, Zoho CRM und CentralStationCRM) aufgrund der umfassenden Funktionalität und des Angebots zufrieden sein werden. Die kostenlosen Tarife dieser Anbieter sollten für eine gewisse Zeit ausreichen, bevor sie zu begrenzt werden.
Wenn Ihnen Datenschutz und deutscher Support besonders wichtig sind, sollten Sie sich insbesondere CentralStationCRM, aber auch HubSpot genauer ansehen.
Beste kostenlose CRM-Software für Startups
Startups werden es lieben, dass viele CRM-Tools zusätzliche Funktionen wie Landingpages, Automatisierung, Projektmanagement-Tools und Zahlungsabwicklung bieten.
Die wahrscheinlich funktionsreichsten Tools sind HubSpot und EngageBay - dies hängt jedoch von den Funktionen ab, die Sie tatsächlich benötigen.
Beste kostenlose CRM-Software für Gmail
Wenn Sie eine einfache kostenlose CRM-Software suchen und lieber in Ihrem Gmail-Posteingang arbeiten möchten, ist Streak genau das Richtige für Sie. Sie müssen kein zusätzliches Konto erstellen, sondern haben alle Informationen (einschließlich Ihrer Pipelines) direkt in Ihrem Posteingang.
Fazit: Welches ist die beste kostenlose CRM-Software?
Das war's. Sie haben nun einen ziemlich detaillierten Überblick über die besten kostenlosen CRM-Systeme auf dem Markt.
Wie Sie gesehen haben, bieten einige Systeme großzügigere kostenlose Tarife als andere. Es kann sich lohnen, einige CRM-Tools auszuprobieren, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Ein letzter Ratschlag: Achten Sie darauf, wie viel der günstigste Bezahlplan der von Ihnen gewählten Software kostet, damit Sie nicht von unangenehmen Überraschungen getroffen werden, wenn es Zeit ist, aufzustocken. Weitere Informationen zu den Funktionen der Bezahlpläne dieser Tools finden Sie in unserem Artikel.
Ich hoffe, dieser Artikel war hilfreich für Sie. Wenn Sie Fragen haben, hinterlassen Sie gerne einen Kommentar!
